Logo Transcribe Health

Transcribe Health

Conditions d'utilisation

Conditions juridiques régissant votre utilisation des services de Transcribe Health, y compris les exigences de conformité à HIPAA, les obligations de l'Entente de sous-traitance et les conditions d'utilisation du service.

Dernière mise à jour : 19 juin 2026 | Version v2026.06

CONDITIONS D'UTILISATION

Dernière mise à jour : 19 juin 2026 Version v2026.06

  1. INTRODUCTION

Transcribe Health Corporation, société constituée sous le régime des lois fédérales du Canada (« Transcribe Health », « nous », « notre » ou « la Société ») fournit une plateforme de transcription médicale alimentée par l'intelligence artificielle (les « Services ») qui permet aux professionnels de la santé d'enregistrer, de transcrire et de partager des conversations avec leurs patients. Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») constituent une entente juridiquement contraignante entre Transcribe Health et toute personne physique ou morale (« Utilisateur », « vous » ou « votre ») qui accède aux Services ou les utilise. En accédant aux Services, en vous y inscrivant ou en les utilisant de quelque manière que ce soit, vous reconnaissez expressément avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions et par notre politique de confidentialité.

  1. DÉFINITIONS

Aux fins des présentes Conditions, les définitions suivantes s'appliquent :

  • « Utilisateur autorisé » désigne toute personne que vous autorisez à utiliser les Services en votre nom, y compris vos employés, sous-traitants et mandataires.
  • « Services » désigne la plateforme de documentation clinique et d'intelligence clinique alimentée par l'intelligence artificielle fournie par Transcribe Health, y compris, sans s'y limiter, le produit de transcription médicale, le produit de note clinique générée par l'IA, le clavardage Assistant autonome (une surface de clavardage persistante où les Utilisateurs autorisés peuvent soumettre des questions cliniques et recevoir des réponses générées par l'IA accompagnées de citations de la littérature médicale publique), l'extension Chrome Transcribe Health Medical Scribe (un composant côté navigateur qui capture et chiffre côté client l'audio des rencontres cliniques, s'intègre aux systèmes EHR pris en charge et insère du texte généré par l'IA dans les champs de notes cliniques), ainsi que tous les logiciels, applications, outils, fonctionnalités, interfaces de programmation d'applications, mises à jour et services connexes.
  • « Transcriptions » désigne le texte transcrit, les annotations et toute œuvre dérivée générée par les Services.
  • « Conversations Assistant » désigne les fils de clavardage persistants et stockés sur serveur créés lorsqu'un Utilisateur autorisé interagit avec la fonctionnalité de clavardage Assistant autonome, y compris les questions et tout contexte patient soumis par l'utilisateur, les réponses générées par l'IA, les citations de la littérature jointes à ces réponses, le titre de la conversation, l'historique ordonné des messages au sein du fil et les métadonnées associées.
  • « Contenu » désigne toute donnée, information, tout fichier, texte, audio ou tout matériel téléversé, transmis ou traité au moyen des Services, y compris les Transcriptions, les Conversations Assistant et tout PHI qui y est contenu.
  • « Renseignements de santé protégés » ou « PHI » désigne les renseignements de santé identifiables individuellement au sens de HIPAA et des autres lois applicables en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé.
  • « Droits de propriété intellectuelle » désigne tous les droits de brevet, droits d'auteur, droits de marque de commerce, droits sur les secrets commerciaux et tout autre droit de propriété intellectuelle ou droit exclusif.
  • « Entente de sous-traitance » ou « BAA » désigne l'entente requise en vertu de HIPAA entre une entité visée (Covered Entity) et un partenaire commercial (Business Associate) qui établit les utilisations et divulgations permises et requises des Renseignements de santé protégés.
  1. ADMISSIBILITÉ ET INSCRIPTION DE COMPTE

3.1. Pour utiliser les Services, vous devez :

  • Être âgé d'au moins 18 ans;
  • Avoir la capacité juridique et le pouvoir de conclure les présentes Conditions;
  • Si vous agissez au nom d'une organisation, avoir le pouvoir de lier cette organisation;
  • Fournir des renseignements d'inscription exacts, à jour et complets;
  • Respecter l'ensemble des lois, des règlements et des normes professionnelles applicables.

3.2. Sécurité du compte :

  • Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de vos identifiants de compte;
  • Vous devez nous aviser immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre compte;
  • Vous êtes responsable de toutes les activités qui se déroulent sous votre compte;
  • Vous devez mettre en œuvre des contrôles de sécurité appropriés pour protéger l'accès aux Services.
  1. LICENCE ET ACCÈS AUX SERVICES

4.1. Sous réserve des présentes Conditions et du paiement des frais applicables, Transcribe Health vous octroie une licence limitée, non exclusive, non transférable et ne pouvant faire l'objet d'une sous-licence pour :

  • Accéder aux Services et les utiliser à vos fins commerciales internes;
  • Permettre aux Utilisateurs autorisés d'accéder aux Services et de les utiliser conformément aux présentes Conditions;
  • Utiliser toute documentation fournie avec les Services;
  • Installer et utiliser l'extension Chrome Transcribe Health Medical Scribe (l'« Extension »), laquelle fait partie des Services. L'Extension est un composant côté navigateur qui capture l'audio des rencontres cliniques, chiffre cet audio côté client avant le téléversement, s'intègre aux systèmes EHR pris en charge et insère du texte généré par l'IA dans les champs de notes cliniques. Toutes les références dans les présentes Conditions aux « Services », au « Contenu », aux « PHI », aux « Transcriptions » et aux « Utilisateurs autorisés » incluent expressément l'utilisation de l'Extension et de toute donnée traitée au moyen de celle-ci. Vous ne devez installer l'Extension qu'à partir des canaux de distribution officiels désignés par Transcribe Health (actuellement la fiche du Chrome Web Store ou une version empaquetée fournie directement par Transcribe Health); vous ne devez pas installer ni distribuer de copies modifiées, réempaquetées, chargées de manière latérale ou tierces de l'Extension, et toute utilisation d'une version non officielle se fait à vos seuls risques et constitue un manquement important aux présentes Conditions. Vous êtes seul responsable de vérifier que vous disposez de tous les consentements et de toutes les autorisations requis pour capturer, chiffrer, transmettre et insérer des PHI au moyen de l'Extension dans votre EHR, et de veiller à ce que l'Extension ne soit utilisée que sur des appareils et des navigateurs qui satisfont aux mesures de protection requises par HIPAA, PIPEDA et toute législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé.

4.2. Restrictions. Vous ne devez pas :

  • Modifier, copier ou créer des œuvres dérivées des Services;
  • Faire de l'ingénierie inverse, décompiler ou tenter de découvrir le code source;
  • Vendre, revendre, concéder sous licence, accorder une sous-licence ou distribuer les Services;
  • Utiliser les Services pour stocker ou transmettre du code malveillant;
  • Nuire à l'intégrité ou au rendement des Services ou les perturber;
  • Tenter d'obtenir un accès non autorisé aux Services ou aux systèmes connexes.
  1. RESPONSABILITÉS DE L'UTILISATEUR ET UTILISATION ACCEPTABLE

5.1. Exigences de conformité :

  • Respecter l'ensemble des lois, des règlements et des normes professionnelles applicables;
  • Obtenir tous les consentements et toutes les autorisations nécessaires à l'utilisation des Services;
  • Maintenir des mesures de sécurité appropriées pour protéger le Contenu et les PHI;
  • Assurer l'exactitude et l'exhaustivité de tout le Contenu téléversé vers les Services;
  • Respecter HIPAA, HITECH, PIPEDA, la législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé (y compris PHIPA, HIA, la Loi 25, PIPA BC, HIPA et les PHIA applicables) et les autres lois applicables en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé.

5.2. Activités interdites. Vous ne devez pas utiliser les Services pour :

  • Enfreindre des lois ou des règlements;
  • Porter atteinte à des droits de propriété intellectuelle;
  • Harceler, maltraiter ou blesser autrui;
  • Transmettre tout contenu illégal, nuisible ou offensant;
  • Nuire à l'utilisation des Services par d'autres utilisateurs.

5.3. Système officiel d'archivage; classification du Service :

  • Les Services constituent un assistant de documentation clinique (couramment décrit comme un « scribe médical IA »). Les Services ne sont PAS un dossier médical électronique (EMR), un dossier de santé électronique (EHR) ni un système officiel d'archivage, et ne sont ni certifiés, ni accrédités, ni conçus pour fonctionner comme tels.
  • Les Services ne fournissent pas et ne sont pas destinés à fournir : des dossiers de santé longitudinaux des patients, la saisie informatisée des ordonnances par le prescripteur (CPOE), la prescription électronique, la gestion des demandes d'analyses de laboratoire ou d'imagerie, l'aide à la décision clinique, les alertes d'interactions médicamenteuses ou d'allergies, la soumission de réclamations, l'accès à un portail patient, ni toute autre fonction réservée par la loi applicable à un EMR/EHR certifié.
  • Vous garantissez que vous maintenez un système de dossiers médicaux distinct qui satisfait à toutes les obligations de certification, de conservation, d'accessibilité et de tenue de dossiers applicables à votre pratique et à votre territoire (y compris, le cas échéant, les technologies de l'information sur la santé certifiées par l'ONC aux États-Unis, les produits certifiés par Santé Québec au Québec, les EMR certifiés par OntarioMD en Ontario, ou tout autre régime de certification territorial).
  • Vous êtes seul responsable de transférer, d'exporter ou d'intégrer d'une autre manière les résultats finalisés des Services (y compris les transcriptions, les documents générés, les suggestions de codes de diagnostic et les enregistrements audio dans la mesure où ils sont conservés) dans votre système de dossiers médicaux certifié, et ce, en temps opportun et conformément à vos obligations professionnelles et légales.
  • Les données conservées au sein des Services le sont à des fins de prestation, d'accès client, d'intégration, de vérification et de conservation à des fins juridiques, et non en tant que dossier juridique faisant autorité des soins. Les Services ne doivent pas être considérés comme le seul dossier d'une rencontre avec un patient.
  1. CONTENU ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

6.1. Propriété :

  • Vous conservez l'ensemble des droits, titres et intérêts relatifs à votre Contenu.
  • Transcribe Health détient l'ensemble des droits, titres et intérêts relatifs aux Services, y compris toutes les améliorations, modifications et œuvres dérivées des Services eux-mêmes (à l'exclusion de votre Contenu).
  • Les Droits de propriété intellectuelle de Transcribe Health sont protégés par les lois applicables.

6.2. Licence sur le Contenu :

  • Vous octroyez à Transcribe Health une licence limitée, mondiale, non exclusive et libre de redevance pour héberger, stocker, traiter, transmettre et afficher votre Contenu, uniquement dans la mesure nécessaire pour vous fournir, maintenir, sécuriser et soutenir les Services et pour respecter la loi.
  • Cette licence n'autorise aucune utilisation du Contenu à des fins de développement de produits, d'analytique ou d'entraînement de modèles, sauf dans la mesure expressément permise à la section 6.3.
  • Vous déclarez et garantissez que vous détenez tous les droits et toutes les autorisations nécessaires pour octroyer cette licence.
  • Cette licence prend fin lorsque votre Contenu est supprimé conformément à la section 7.4 et à la section 12.2, à l'exception (a) du Contenu assujetti à une conservation légale ou réglementaire obligatoire telle que décrite à la section 7.4, et (b) des copies chiffrées résiduelles dans les sauvegardes courantes, lesquelles ne sont pas consultées et expirent au terme d'un cycle de conservation des sauvegardes d'une durée limitée.

6.3. Aucun entraînement de l'IA sur le Contenu du client :

  • Transcribe Health n'utilisera pas le Contenu du client — y compris les Transcriptions, les Conversations Assistant, les PHI, les renseignements personnels ou tout dérivé dépersonnalisé, anonymisé ou agrégé du Contenu du client — pour entraîner, peaufiner, développer ou améliorer de quelque autre manière tout modèle d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique généraliste ou tiers, sans votre consentement préalable et écrit (opt-in).
  • Les sous-traitants ultérieurs d'IA tiers de Transcribe Health traitent le Contenu du client selon des modalités de non-conservation : ils ne conservent aucun Contenu du client après avoir retourné le résultat, et il leur est contractuellement interdit d'utiliser le Contenu du client pour entraîner ou améliorer leurs modèles. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est publiée au Centre de confiance de Transcribe Health (section 7.3).
  • La présente section 6.3 est conforme aux engagements correspondants de l'Entente de sous-traitance et de la politique de confidentialité, et ne les limite pas. En cas de conflit concernant le traitement des PHI, l'Entente de sous-traitance prévaut.
  1. PROTECTION DES DONNÉES ET CONFIDENTIALITÉ

7.1. Traitement des données :

  • Transcribe Health traite le Contenu et les PHI conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée;
  • Nous maintenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées;
  • Nous vous aviserons de tout incident de sécurité touchant votre Contenu ou vos PHI.

7.2. Exigence relative à l'Entente de sous-traitance :

  • Si vous êtes un fournisseur de soins de santé ou une autre entité assujettie à la réglementation HIPAA et que vous utiliserez nos Services pour transmettre, stocker ou traiter des PHI, vous DEVEZ signer notre Entente de sous-traitance (BAA) avant de téléverser ou de traiter tout PHI au moyen des Services;
  • Aucun PHI ne doit être téléversé ou traité au moyen des Services tant qu'une BAA n'a pas été signée;
  • L'utilisation des Services avec des PHI sans BAA signée est interdite et constitue un manquement important aux présentes Conditions;
  • Notre BAA standard est disponible sur demande et au cours du processus d'inscription de compte;
  • Le défaut de signer une BAA lorsqu'elle est requise en vertu de HIPAA peut entraîner la suspension ou la résiliation immédiate de votre compte.

7.3. Stockage et transfert des données :

  • Le Contenu est stocké dans des centres de données sécurisés situés au Canada.
  • Les transferts internationaux de données, lorsqu'ils ont lieu, ne sont effectués que sous réserve des mesures de protection requises par la loi applicable en matière de protection des données.
  • Une liste à jour des sous-traitants de Transcribe Health, y compris ceux qui traitent des PHI en vertu d'une Entente de sous-traitance, est publiée et tenue à jour au Centre de confiance de Transcribe Health : https://trust.transcribe.health.

7.4. Conservation des données :

  • Les Services ne constituent pas un système officiel d'archivage (voir la section 5.3). Nous conservons le Contenu uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les Services et respecter nos obligations légales.
  • Durées minimales de conservation obligatoires. Certains éléments de Contenu sont assujettis à une conservation légale et réglementaire obligatoire et sont conservés pendant la durée minimale applicable, malgré toute demande de suppression ou d'exportation : l'audio source est conservé pendant une durée minimale de quatre-vingt-dix (90) jours; les transcriptions et la documentation de dossier médical associée sont conservées pendant une durée minimale de sept (7) ans (ce qui respecte le seuil documentaire de six (6) ans prévu par HIPAA); et toute configuration de conservation courte par adhésion (opt-in) que vous sélectionnez (entre un (1) et trente (30) jours) ne s'applique qu'aux catégories de Contenu non assujetties à une durée minimale obligatoire. Ces durées minimales l'emportent sur les délais de suppression et d'exportation prévus à la présente section 7.4 et à la section 12.2 en cas de conflit.
  • Séances, enregistrements vocaux, transcriptions et documents générés : par défaut, et indépendamment de toute politique de conservation facultative, les enregistrements audio sont automatiquement et définitivement supprimés 90 jours après la fin de la transcription, et les transcriptions et les dossiers de séance sont conservés pendant sept (7) ans (sous réserve d'un minimum de six ans en vertu de HIPAA), puis supprimés automatiquement. Ces délais par défaut s'appliquent à chaque organisation et sont appliqués automatiquement par la plateforme. Séparément, votre organisation peut facultativement activer une politique de suppression automatique anticipée, configurable selon des délais de 1 jour à 30 jours et désactivée par défaut; lorsqu'elle est activée, elle supprime le Contenu plus tôt que les délais par défaut. Si votre organisation n'active pas la politique facultative, les délais par défaut obligatoires ci-dessus s'appliquent quand même.
  • Journaux d'audit : conservés pendant au moins six (6) ans afin de satisfaire aux exigences documentaires de la règle de sécurité de HIPAA (45 CFR 164.312(b) et 164.530(j)).
  • Données dépersonnalisées et agrégées. Transcribe Health peut conserver des données de télémétrie opérationnelle dépersonnalisées ou agrégées (par exemple, le rendement du système, les taux d'erreur et les volumes d'utilisation qui n'identifient aucune personne et ne sont pas dérivés de la substance du Contenu du client) à des fins de sécurité, de facturation, de planification de la capacité et d'exploitation du service. Transcribe Health ne conserve ni n'utilise de dérivés dépersonnalisés ou agrégés du Contenu du client pour l'entraînement de modèles d'IA ou d'apprentissage automatique (voir la section 6.3).
  • Données de compte : supprimées dans les trente (30) jours suivant la résiliation du compte, sauf lorsque la conservation est requise par la loi ou par les durées minimales obligatoires ci-dessus. Ce délai est harmonisé avec le traitement des données après résiliation prévu à la section 12.2.
  • Sauvegardes résiduelles. Après la suppression, les copies de sauvegarde chiffrées résiduelles ne sont pas consultées et expirent au terme d'un cycle de conservation des sauvegardes d'une durée limitée.
  • Vous pouvez demander la suppression de vos données en tout temps, sous réserve de notre Entente de sous-traitance et des obligations légales applicables.
  • Les fournisseurs de soins de santé sont responsables de la conservation des dossiers des patients dans leur propre système de dossiers médicaux certifié, conformément à leurs obligations professionnelles et territoriales. HIPAA ne prescrit pas en soi de durée minimale de conservation des PHI dans les dossiers des patients; les obligations de conservation applicables sont établies par les réglementations étatiques, provinciales et professionnelles régissant votre pratique.
  1. FRAIS ET PAIEMENT

8.1. Modalités de paiement :

  • Vous acceptez de payer tous les frais indiqués pour les Services;
  • Les frais ne sont pas remboursables, sauf si la loi l'exige;
  • Les paiements sont traités par des processeurs de paiement autorisés;
  • Vous devez fournir des renseignements de paiement valides;
  • Les paiements en retard peuvent entraîner la suspension du service.

8.2. Modification des frais :

  • Nous pouvons modifier les frais moyennant un préavis de 30 jours;
  • L'utilisation continue après une modification des frais constitue une acceptation;
  • Les clients Entreprise peuvent être assujettis à des modalités de paiement distinctes.

8.3. Durée des Commandes; renouvellement automatique :

  • Sauf disposition contraire d'un bon de commande, d'un énoncé de travaux ou d'une entente d'entreprise (chacun, une « Commande »), chaque Commande a une durée initiale indiquée dans la Commande et se renouvelle automatiquement pour des durées successives de douze (12) mois, à moins que l'une ou l'autre des parties ne donne un avis écrit de non-renouvellement au moins trente (30) jours avant la fin de la durée alors en cours.
  • Lorsqu'une Commande prévoit une durée ou un mécanisme de renouvellement différent, la Commande prévaut.
  1. GARANTIE, EXCLUSIONS DE GARANTIE ET NIVEAUX DE SERVICE

9.1. Garantie limitée :

  • Nous garantissons que les Services fonctionneront de façon substantiellement conforme à la description;
  • Nous déploierons des efforts commercialement raisonnables pour maintenir les Services;
  • Nous fournirons un soutien technique tel qu'il est précisé dans votre forfait de service.

9.2. Exclusions de garantie médicales et relatives à l'IA : AVIS MÉDICAL CRITIQUE : LES SERVICES NE SONT PAS DES DISPOSITIFS MÉDICAUX ET NE FOURNISSENT AUCUN AVIS MÉDICAL, DIAGNOSTIC OU TRAITEMENT. LES TRANSCRIPTIONS GÉNÉRÉES PAR L'IA PEUVENT CONTENIR DES ERREURS ET DOIVENT TOUJOURS ÊTRE RÉVISÉES PAR DES PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ QUALIFIÉS AVANT TOUTE UTILISATION CLINIQUE.

  • LES SERVICES SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LEUR DISPONIBILITÉ »;
  • NOUS DÉCLINONS TOUTE GARANTIE IMPLICITE;
  • NOUS NE GARANTISSONS PAS UN FONCTIONNEMENT ININTERROMPU OU SANS ERREUR;
  • NOUS NE GARANTISSONS PAS L'EXACTITUDE DES TRANSCRIPTIONS OU DU CONTENU GÉNÉRÉ PAR L'IA;
  • NOUS NE GARANTISSONS PAS LA COMPATIBILITÉ AVEC TOUS LES SYSTÈMES EHR;
  • LES MODÈLES D'IA PEUVENT PRODUIRE UN CONTENU INEXACT OU INAPPROPRIÉ;
  • LES FOURNISSEURS DE SOINS DE SANTÉ DEMEURENT SEULS RESPONSABLES DE TOUTES LES DÉCISIONS CLINIQUES;
  • LES SERVICES NE REMPLACENT PAS LE JUGEMENT MÉDICAL PROFESSIONNEL;
  • LES SERVICES NE SONT PAS UN EMR, UN EHR OU UN SYSTÈME OFFICIEL D'ARCHIVAGE ET N'ONT ÉTÉ CERTIFIÉS PAR AUCUN ORGANISME DE CERTIFICATION D'EMR/EHR;
  • VOUS ÊTES SEUL RESPONSABLE DE MAINTENIR UN SYSTÈME DE DOSSIERS MÉDICAUX CERTIFIÉ DISTINCT ET DE TOUTES LES EXIGENCES TERRITORIALES DE CERTIFICATION D'EMR APPLICABLES À VOTRE PRATIQUE.

CLAVARDAGE ASSISTANT — AVIS SUR LES QUESTIONS-RÉPONSES FONDÉES SUR DES DONNÉES PROBANTES : LE CLAVARDAGE ASSISTANT AUTONOME EST UN OUTIL INFORMATIF ET N'EST PAS UN SYSTÈME D'AIDE À LA DÉCISION CLINIQUE, UN DISPOSITIF MÉDICAL OU UN SUBSTITUT À UN JUGEMENT MÉDICAL INDÉPENDANT. EN PLUS DES EXCLUSIONS DE GARANTIE GÉNÉRALES CI-DESSUS, CE QUI SUIT S'APPLIQUE SPÉCIFIQUEMENT AUX RÉPONSES GÉNÉRÉES PAR L'ASSISTANT :

  • LES RÉPONSES DE L'ASSISTANT SONT PRODUITES PAR DE GRANDS MODÈLES DE LANGAGE ET PEUVENT ÊTRE INCOMPLÈTES, DÉSUÈTES, INEXACTES OU HALLUCINÉES, MÊME LORSQU'ELLES SONT ACCOMPAGNÉES DE CITATIONS;
  • LES CITATIONS DE LA LITTÉRATURE SONT EXTRAITES DE SOURCES PUBLIQUES AU MOMENT DE LA REQUÊTE ET SONT FOURNIES POUR VOTRE VÉRIFICATION INDÉPENDANTE; NOUS NE GARANTISSONS PAS L'ACTUALITÉ, L'EXHAUSTIVITÉ, LE CARACTÈRE FAISANT AUTORITÉ OU L'APPLICABILITÉ DE TOUTE SOURCE CITÉE À UN PATIENT EN PARTICULIER;
  • UNE RÉPONSE PEUT DÉNATURER, GÉNÉRALISER À L'EXCÈS OU MAL APPLIQUER LE CONTENU D'UNE SOURCE CITÉE — VOUS DEVEZ LIRE LA SOURCE ORIGINALE AVANT DE VOUS Y FIER;
  • L'ASSISTANT NE CONNAÎT PAS L'HISTORIQUE COMPLET DE VOTRE PATIENT À MOINS QUE VOUS NE LE FOURNISSIEZ DANS LA QUESTION; LES RÉPONSES NE SONT PAS PERSONNALISÉES POUR UN PATIENT;
  • L'ASSISTANT N'EST PAS DESTINÉ À ÊTRE UTILISÉ POUR DES DÉCISIONS CLINIQUES URGENTES OU À DÉLAI CRITIQUE;
  • LES DÉCISIONS DE PRESCRIPTION, DE DIAGNOSTIC ET DE TRAITEMENT DEMEURENT VOTRE SEULE RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE ET DOIVENT ÊTRE FONDÉES SUR VOTRE ÉVALUATION INDÉPENDANTE DU PATIENT, SUR DES LIGNES DIRECTRICES CLINIQUES FAISANT AUTORITÉ ET SUR LES RENSEIGNEMENTS DE PRESCRIPTION À JOUR;
  • VOUS DEVEZ VÉRIFIER TOUT NOM DE MÉDICAMENT, TOUTE POSOLOGIE, INTERACTION, CONTRE-INDICATION OU RECOMMANDATION CLINIQUE MISE EN AVANT PAR L'ASSISTANT PAR RAPPORT À UNE SOURCE INDÉPENDANTE ET FAISANT AUTORITÉ AVANT D'AGIR EN CONSÉQUENCE;
  • SI VOUS CHOISISSEZ D'INCLURE UN CONTEXTE PATIENT (Y COMPRIS DES PHI) DANS UNE QUESTION À L'ASSISTANT, VOUS DÉCLAREZ ET GARANTISSEZ QUE VOUS DISPOSEZ DU POUVOIR JURIDIQUE ET DE TOUS LES CONSENTEMENTS, AUTORISATIONS ET DE LA COUVERTURE BAA REQUIS POUR CE FAIRE, ET QUE CETTE INCLUSION EST CONFORME AU PRINCIPE DU MINIMUM NÉCESSAIRE EN VERTU DE HIPAA ET AUX OBLIGATIONS ANALOGUES EN VERTU DE PIPEDA, DE LA LOI 25 DU QUÉBEC, DU RGPD ET DES AUTRES LOIS APPLICABLES;
  • NOUS DÉCLINONS TOUTE RESPONSABILITÉ DÉCOULANT DU FAIT DE SE FIER AUX RÉPONSES GÉNÉRÉES PAR L'ASSISTANT OU À LA PRÉSENCE, À L'ABSENCE OU AU CONTENU DE TOUTE CITATION.

9.3. Niveaux de service :

  • Si et lorsqu'une entente de niveau de service (le « SLA ») est jointe à votre Commande ou y est référencée, ce SLA est intégré aux présentes Conditions par renvoi et définit l'engagement de disponibilité applicable, les paliers de gravité du soutien, les délais cibles de réponse et de résolution, ainsi que tout crédit de service.
  • Tant qu'un SLA n'est pas joint à une Commande, aucun pourcentage de disponibilité ni aucun recours sous forme de crédit de service précis n'est offert, et la disponibilité est régie par la norme d'efforts commercialement raisonnables prévue à la section 9.1.
  1. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

10.1. Plafond général :

  • SOUS RÉSERVE DES DISPOSITIONS DE LA SECTION 10.2 ET DE LA SECTION 10.3, LA RESPONSABILITÉ GLOBALE TOTALE DE L'UNE OU L'AUTRE DES PARTIES DÉCOULANT DES PRÉSENTES CONDITIONS OU S'Y RAPPORTANT, QUE CE SOIT EN MATIÈRE CONTRACTUELLE, DÉLICTUELLE (Y COMPRIS LA NÉGLIGENCE) OU AUTRE, N'EXCÉDERA PAS LE PLUS ÉLEVÉ DES MONTANTS SUIVANTS : (A) LE TOTAL DES FRAIS PAYÉS OU PAYABLES PAR VOUS À TRANSCRIBE HEALTH POUR LES SERVICES AU COURS DES DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT IMMÉDIATEMENT L'ÉVÉNEMENT DONNANT LIEU À LA RÉCLAMATION, OU (B) LE TOTAL DES FRAIS PAYABLES PAR VOUS EN VERTU DE LA COMMANDE APPLICABLE POUR SA DURÉE INITIALE DE DOUZE (12) MOIS.
  • LE PLAFOND QUI PRÉCÈDE S'APPLIQUE À TOUTE RESPONSABILITÉ DÉCOULANT D'UNE ATTEINTE À LA SÉCURITÉ DES DONNÉES OU D'UNE ATTEINTE METTANT EN CAUSE DES PHI OU DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, LAQUELLE N'EST ASSUJETTIE À AUCUN PLAFOND MAJORÉ EN VERTU DE LA SECTION 10.2.
  • AUCUNE DES PARTIES NE SERA RESPONSABLE DES DOMMAGES INDIRECTS, SPÉCIAUX, CONSÉCUTIFS, PUNITIFS OU ACCESSOIRES, NI DES PERTES DE PROFITS OU DE DONNÉES, MÊME SI ELLE A ÉTÉ AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
  • Entre les parties, le fournisseur de soins de santé demeure seul responsable de toutes les décisions cliniques, du jugement professionnel et du maintien du système officiel d'archivage (voir les sections 5.3 et 9.2); Transcribe Health n'est pas responsable des fautes médicales ou des décisions relatives aux soins aux patients.

10.2. Plafond majoré pour les réclamations énumérées (super-plafond) :

  • Pour la responsabilité découlant (a) du manquement de l'une ou l'autre des parties à ses obligations de confidentialité; (b) des obligations d'indemnisation d'une partie en vertu de la section 11; ou (c) de la contrefaçon ou de l'appropriation illicite des Droits de propriété intellectuelle d'un tiers, le plafond de responsabilité de la section 10.1 est majoré à deux (2) fois le montant déterminé en vertu de la section 10.1.
  • Ce plafond majoré constitue un plafond global unique pour toutes les réclamations visées par la présente section 10.2 et n'est pas cumulatif d'une catégorie à l'autre.
  • Il est entendu que la responsabilité pour une atteinte à la sécurité des données ou une atteinte mettant en cause des PHI ou des renseignements personnels ne relève pas de la présente section 10.2 et demeure assujettie au plafond général de la section 10.1, conformément à l'Entente de sous-traitance.

10.3. Responsabilité illimitée :

  • Aucune disposition des présentes Conditions ne limite ou n'exclut la responsabilité de l'une ou l'autre des parties à l'égard : (a) de la négligence grave, de la faute intentionnelle ou de la fraude; (b) du décès ou des blessures corporelles causés par sa négligence; ou (c) de toute responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu de la loi applicable.

10.4. Assurance :

  • Dès la souscription et par la suite d'une assurance responsabilité cyber/vie privée, d'une assurance erreurs et omissions technologiques/responsabilité professionnelle et d'une assurance responsabilité civile générale, Transcribe Health maintiendra une telle couverture auprès d'assureurs réputés, pour des montants commercialement appropriés à une entreprise de sa taille et de sa catégorie de service.
  • Une fois cette couverture en vigueur, Transcribe Health fournira, sur demande écrite, un certificat d'assurance attestant la couverture alors en vigueur.
  1. INDEMNISATION

11.1. Indemnisation par Transcribe Health. Transcribe Health défendra, indemnisera et dégagera de toute responsabilité vous-même ainsi que vos dirigeants, administrateurs, employés et mandataires à l'égard des réclamations de tiers, et des dommages, pertes et coûts raisonnables qui en résultent (y compris les honoraires juridiques raisonnables) finalement adjugés ou convenus dans le cadre d'un règlement, découlant :

  • d'une allégation selon laquelle les Services, tels que fournis par Transcribe Health et utilisés conformément aux présentes Conditions, contrefont ou s'approprient illicitement les Droits de propriété intellectuelle d'un tiers; et
  • d'une réclamation de tiers découlant du manquement de Transcribe Health à ses obligations de confidentialité, de sécurité ou de protection des données, dans la mesure où elle est causée par la négligence, la faute intentionnelle ou le manquement aux présentes Conditions de Transcribe Health. L'indemnisation prévue à ce point est assujettie au plafond de responsabilité général de la section 10.1 et ne relève pas du plafond majoré de la section 10.2. Entre les parties, la répartition des coûts découlant d'une atteinte mettant en cause des PHI ou des renseignements personnels est régie par l'Entente de sous-traitance.

Si les Services font l'objet, ou de l'avis raisonnable de Transcribe Health sont susceptibles de faire l'objet, d'une réclamation pour contrefaçon, Transcribe Health peut, à son gré et à ses frais, obtenir pour vous le droit de continuer à utiliser les Services, modifier ou remplacer le composant concerné afin qu'il ne soit pas contrefaisant, ou, si aucune de ces options n'est commercialement raisonnable, résilier les Services concernés et rembourser les frais prépayés et non utilisés. L'indemnité de propriété intellectuelle ne s'applique pas aux réclamations découlant de votre Contenu, de votre combinaison des Services avec des produits autres que ceux de Transcribe Health non autorisés par Transcribe Health, ou de votre utilisation des Services en contravention des présentes Conditions.

11.2. Indemnisation par vous. Vous défendrez, indemniserez et dégagerez de toute responsabilité Transcribe Health ainsi que ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires à l'égard des réclamations de tiers, et des dommages, pertes et coûts raisonnables qui en résultent (y compris les honoraires juridiques raisonnables) finalement adjugés ou convenus dans le cadre d'un règlement, découlant :

  • de votre Contenu, ou d'une allégation selon laquelle votre Contenu contrefait ou s'approprie illicitement les droits d'un tiers;
  • de votre utilisation des Services ou de celle de vos Utilisateurs autorisés en contravention des présentes Conditions, de la politique de confidentialité ou de la loi applicable;
  • de votre défaut d'obtenir tout consentement de patient, toute autorisation ou couverture BAA requis pour votre utilisation des Services;
  • de vos décisions cliniques, de vos services professionnels ou de toute réclamation pour faute médicale ou relative aux soins aux patients; et
  • de votre intégration des Services à tout système tiers ou EHR, ou de votre utilisation de ceux-ci.

11.3. Procédure d'indemnisation. La partie qui demande une indemnisation doit aviser rapidement la partie indemnisatrice de la réclamation (étant entendu que le défaut de donner un avis rapide ne libère la partie indemnisatrice que dans la mesure où elle en subit un préjudice), confier à la partie indemnisatrice le contrôle exclusif de la défense (sauf que la partie indemnisatrice ne peut régler aucune réclamation d'une manière qui impose une obligation ou un aveu de nature non pécuniaire à la partie indemnisée, ou qui ne la libère pas entièrement, sans le consentement écrit préalable de cette partie, lequel ne doit pas être refusé de manière déraisonnable), et fournir une coopération raisonnable aux frais de la partie indemnisatrice. Aucune disposition de la présente section 11.3 ne touche, ne retarde ou ne subordonne les obligations légales ou réglementaires indépendantes de l'une ou l'autre des parties, y compris les obligations de notification des atteintes en vertu de la loi applicable et de l'Entente de sous-traitance (y compris son échéancier de notification des atteintes), lesquelles s'appliquent indépendamment de toute défense ou de tout règlement d'indemnisation.

  1. DURÉE ET RÉSILIATION

12.1. Durée; résiliation pour motif valable :

  • Les présentes Conditions demeurent en vigueur jusqu'à leur résiliation.
  • L'une ou l'autre des parties peut résilier les présentes Conditions ou toute Commande pour des raisons de commodité moyennant un préavis écrit de trente (30) jours, sous réserve de la durée de la Commande prévue à la section 8.3.
  • L'une ou l'autre des parties peut résilier pour manquement important si la partie en défaut ne remédie pas au manquement dans les trente (30) jours suivant un avis écrit le décrivant de manière raisonnablement détaillée.
  • Transcribe Health peut suspendre ou résilier immédiatement, sans le délai de correction, uniquement pour : (a) votre non-paiement qui demeure non corrigé dix (10) jours après un avis de retard; (b) votre utilisation des Services avec des PHI sans BAA signée lorsqu'elle est requise (section 7.2); (c) votre installation ou distribution d'une version non officielle de l'Extension (section 4.1); ou (d) une utilisation des Services qui crée un risque imminent de sécurité, juridique ou de sûreté, pour la durée de ce risque.

12.2. Effet de la résiliation :

  • L'accès aux Services cessera à la fin de la durée applicable ou de toute période de cessation progressive.
  • Vous devez payer tous les frais accumulés jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation.
  • Pendant trente (30) jours suivant la résiliation, Transcribe Health vous fournira, sur demande, un accès en lecture seule pour exporter votre Contenu dans un format lisible par machine couramment utilisé (tel que CSV ou JSON). Après cette période de trente (30) jours, Transcribe Health supprimera votre Contenu conformément à la section 7.4, à l'exception (i) du Contenu assujetti aux durées minimales de conservation obligatoires de la section 7.4, (ii) des copies de sauvegarde chiffrées résiduelles qui ne sont pas consultées et qui expirent au terme d'un cycle de conservation des sauvegardes d'une durée limitée, et (iii) de la conservation par ailleurs requise par la loi ou par l'Entente de sous-traitance.
  • Les sections 6.1, 6.3, 9.2, 10, 11, 13, 14 et 15, ainsi que toute disposition qui, de par sa nature, devrait survivre, survivent à la résiliation.
  1. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

13.1. Droit applicable. Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux règles de conflit de lois.

13.2. Règlement des différends :

  • Les parties tenteront d'abord, de bonne foi, de résoudre tout différend par voie de négociation entre des représentants autorisés.
  • Tout différend non résolu dans les trente (30) jours sera tranché de manière définitive par arbitrage exécutoire administré par l'Institut d'arbitrage et de médiation du Canada inc. en vertu de ses Règles d'arbitrage, par un arbitre unique, siégeant à Toronto, en Ontario, et mené en anglais.
  • Dans la mesure permise par la loi applicable, les parties renoncent à tout droit d'intenter une procédure collective, conjointe ou représentative, ou d'y participer.
  • Chaque partie assume ses propres coûts; les honoraires de l'arbitre et les frais administratifs sont partagés à parts égales, sous réserve d'une réaffectation par l'arbitre.
  • L'une ou l'autre des parties peut demander une mesure provisoire ou injonctive à un tribunal compétent en Ontario afin de protéger ses Droits de propriété intellectuelle ou ses renseignements confidentiels en attendant l'arbitrage.
  1. COORDONNÉES

Transcribe Health Corporation Courriel : legal@transcribe.health (avis relatifs aux contrats et aux ententes, correspondance relative au droit applicable, demandes concernant les BAA / DPA) Courriel : hello@transcribe.health (contact général)

Adresse postale : Transcribe Health Corporation Unit 523 - 8 Telegram Mews Toronto, Ontario, M5V 3Z5 Canada

  1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

15.1. Intégralité de l'entente :

  • Les présentes Conditions, conjointement avec le bon de commande applicable, l'Entente de sous-traitance, l'entente de traitement des données et la politique de confidentialité, constituent l'entente complète entre les parties relativement aux Services.
  • Elles remplacent toutes les ententes, déclarations et conventions antérieures relatives aux Services.
  • Les modifications doivent être faites par écrit (autres que les mises à jour effectuées en vertu de la section 18).

15.2. Divisibilité :

  • Les dispositions invalides seront modifiées afin d'être exécutoires;
  • Les dispositions restantes demeurent pleinement en vigueur.

15.3. Force majeure :

  • Aucune des parties n'est responsable des événements échappant à son contrôle raisonnable;
  • La partie touchée doit en aviser l'autre partie rapidement.

15.4. Cession :

  • Aucune des parties ne peut céder les présentes Conditions sans le consentement écrit préalable de l'autre partie, lequel ne doit pas être refusé ou retardé de manière déraisonnable, sauf que l'une ou l'autre des parties peut céder les présentes Conditions dans leur intégralité, sur avis écrit et sans consentement, à un successeur dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une réorganisation d'entreprise ou de la vente de la totalité ou de la quasi-totalité de ses actifs.
  • Lorsque Transcribe Health cède à un successeur, le successeur doit assumer les présentes Conditions et l'Entente de sous-traitance; si le successeur n'assume pas l'Entente de sous-traitance, vous pouvez résilier les Services concernés sur avis écrit et recevoir un remboursement des frais prépayés et non utilisés.
  • Toute autre cession alléguée est nulle. Les présentes Conditions lient les successeurs et ayants droit autorisés des parties et leur profitent.

15.5. Avis :

  • Les avis doivent être faits par écrit;
  • Les avis prennent effet à la réception.

15.6. Ordre de priorité :

  • En cas de conflit entre les documents constituant l'entente entre les parties, l'ordre de priorité suivant régit la disposition en conflit : (1) le bon de commande signé; (2) l'Entente de sous-traitance; (3) l'entente de traitement des données; (4) les présentes conditions d'utilisation; et (5) la politique de confidentialité. En dehors d'un conflit direct, tous ces documents s'appliquent ensemble.
  1. CONFORMITÉ À HIPAA ET À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE EN MATIÈRE DE SANTÉ AU CANADA

16.1. Utilisateurs du domaine de la santé :

  • Si vous êtes un fournisseur de soins de santé, un régime de santé, une chambre de compensation en soins de santé ou un partenaire commercial assujetti à la réglementation HIPAA, vous reconnaissez et acceptez que :
    • Vous êtes seul responsable de votre conformité à HIPAA, à PIPEDA, à la législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé et aux autres lois applicables;
    • Vous devez déterminer si une BAA est requise pour votre utilisation des Services;
    • Vous devez signer une BAA avec nous avant d'utiliser les Services avec tout PHI;
    • Vous devez mettre en œuvre des mesures de protection administratives, physiques et techniques appropriées.

16.2. Conformité à la protection de la vie privée en matière de santé au Canada :

  • Si vous êtes un fournisseur de soins de santé ou un dépositaire de renseignements sur la santé au Canada, vous reconnaissez et acceptez que :
    • Vous devez vous conformer à PIPEDA et à toute législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Ontario), la Health Information Act (Alberta), la Loi 25 et la Loi sur le secteur privé du Québec, la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique), la Health Information Protection Act (Saskatchewan), et les lois sur les renseignements personnels sur la santé du Manitoba, du Nouveau-Brunswick et de Terre-Neuve-et-Labrador;
    • Vous êtes responsable d'obtenir tous les consentements requis en vertu de la législation provinciale applicable avant d'utiliser les Services avec des renseignements personnels sur la santé;
    • Vous devez veiller à ce que tout transfert transfrontalier de renseignements personnels sur la santé soit conforme aux restrictions provinciales applicables.

16.3. Traitement des PHI :

  • Nous traitons les PHI uniquement selon ce qui est permis par la BAA applicable;
  • Nous maintiendrons des mesures de protection raisonnables et appropriées;
  • Nous signalerons les incidents de sécurité tels que requis par HIPAA et par la BAA;
  • Nous mettrons nos installations et notre documentation à disposition pour vérification, tel que requis.

16.4. Conformité à SOC 2 :

  • Transcribe Health harmonise son environnement de contrôle avec les critères des services de confiance SOC 2 de l'AICPA (Sécurité, Disponibilité, Confidentialité et Vie privée). Une attestation SOC 2 de type II officielle est en cours. Aucun rapport SOC 2 n'existe actuellement, et aucun n'est présenté comme étant disponible; une fois une attestation complétée, Transcribe Health mettra un rapport à la disposition des clients sous entente de confidentialité, sur demande.

16.5. Déclarations de l'Utilisateur :

  • En utilisant les Services avec des PHI, vous déclarez et garantissez que :
    • Vous avez obtenu tous les consentements et toutes les autorisations nécessaires;
    • Vous avez signé une BAA avec nous;
    • Vous vous conformez à toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
  1. EXIGENCES DE CONSENTEMENT ET D'AVIS DU PATIENT

17.1. Exigences de consentement exprès :

  • Vous êtes responsable d'obtenir le consentement exprès de chaque patient avant d'utiliser notre service de transcription par IA avec ses PHI
  • Vous devez informer les patients que leurs conversations peuvent être enregistrées et traitées au moyen de la technologie d'IA
  • Vous devez offrir aux patients la possibilité de se retirer sans que cela ait une incidence sur leurs soins de santé

17.2. Exigences relatives à l'avis de confidentialité :

  • Vous devez mettre à jour vos politiques de confidentialité pour y inclure des références à :
    • L'utilisation de services de transcription par IA
    • L'enregistrement des rencontres avec les patients
    • Les pratiques de conservation applicables aux données traitées par les Services (voir la section 7.4)
    • La résidence des données (le cas échéant)

17.3. Responsabilités du médecin :

  • Vous devez réviser et modifier toute la documentation générée par l'IA afin d'en assurer l'exactitude
  • Vous êtes responsable de tenir des dossiers médicaux complets et exacts
  • Vous devez respecter l'ensemble des lois, des règlements et des normes professionnelles applicables
  • Sur demande écrite et en vertu d'une entente de confidentialité mutuelle, Transcribe Health mettra à disposition, au plus une fois par année, la documentation de conformité alors en vigueur, laquelle, une fois disponible, comprendra un rapport SOC 2 de type II et une attestation de la règle de sécurité de HIPAA. Tant que ces rapports n'existent pas (voir la section 16.4), Transcribe Health fournira à leur place un résumé écrit de sa posture de conformité actuelle.
  1. MODIFICATIONS DES PRÉSENTES CONDITIONS
  • Transcribe Health peut mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre.
  • Pour toute modification qui touche de manière importante et défavorable vos droits ou obligations, Transcribe Health fournira un préavis écrit d'au moins trente (30) jours au moyen du flux d'avis d'entente et de réacceptation intégré au produit (ou par courriel à votre contact administratif) avant que la modification ne prenne effet.
  • Si une modification importante vous touche défavorablement, vous pouvez résilier les Services concernés sans pénalité en donnant un avis écrit avant la date de prise d'effet de la modification, et Transcribe Health remboursera tous les frais prépayés et non utilisés pour les Services résiliés.
  • Les modifications qui ne sont pas importantes (par exemple, des clarifications, des mises à jour de coordonnées ou des modifications requises par la loi) peuvent prendre effet au moment de leur publication.
  • Les modifications de frais ne s'appliquent qu'au début d'une durée de renouvellement, sauf que Transcribe Health peut répercuter les augmentations documentées de frais de tiers moyennant un préavis de trente (30) jours, toute augmentation ainsi répercutée étant plafonnée à l'augmentation réelle du tiers.
  • La présente section 18 ne s'applique pas à l'Entente de sous-traitance, laquelle n'est modifiée que de la manière qui y est prévue.
  • Votre utilisation continue des Services après la date de prise d'effet d'une modification, à la suite d'un avis, constitue une acceptation des Conditions mises à jour.

En utilisant les Services, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions.

Retour à l'accueil
Politique de confidentialitéConformitéNous joindre