Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Transcribe Health Corporation

Date d'entrée en vigueur : 1er décembre 2024 Dernière mise à jour : 19 juin 2026

1. INTRODUCTION ET ACCEPTATION

La présente politique de confidentialité (« Politique ») constitue une entente juridiquement contraignante entre vous et Transcribe Health Corporation, une société constituée en vertu des lois fédérales du Canada (« Transcribe Health », « Société », « nous » ou « notre »), régissant la collecte, l'utilisation, la communication et la protection des renseignements au moyen de notre plateforme de transcription médicale et de documentation clinique propulsée par l'intelligence artificielle, y compris l'ensemble des services, logiciels, applications, API et sites Web associés (collectivement, les « Services »).

EN ACCÉDANT AUX SERVICES OU EN LES UTILISANT, VOUS RECONNAISSEZ EXPRESSÉMENT AVOIR LU, COMPRIS ET ACCEPTÉ D'ÊTRE JURIDIQUEMENT LIÉ PAR LA PRÉSENTE POLITIQUE. SI VOUS N'ÊTES PAS D'ACCORD, VOUS DEVEZ IMMÉDIATEMENT CESSER TOUTE UTILISATION DES SERVICES.

2. PORTÉE, APPLICABILITÉ ET RELATIONS AVEC LES ENTITÉS VISÉES

La présente politique de confidentialité N'EST PAS un avis sur les pratiques de confidentialité (Notice of Privacy Practices, NPP). Lorsque Transcribe Health traite des renseignements de santé protégés, elle le fait à titre de sous-traitant (Business Associate) pour le compte d'un fournisseur de soins de santé (l'entité visée, Covered Entity). L'avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) prévu par la HIPAA, qui décrit la manière dont les renseignements médicaux concernant un patient peuvent être utilisés et communiqués, et la manière dont un patient peut accéder à ces renseignements, est délivré par le propre fournisseur de soins de santé du patient, et non par Transcribe Health. Les patients doivent obtenir le NPP auprès de leur fournisseur de soins de santé. La présente Politique explique comment Transcribe Health, à titre de prestataire de services auprès de ces fournisseurs, traite les renseignements.

2.1 Champ d'application

La présente Politique s'applique à toutes les interactions avec nos Services par :

• Les fournisseurs de soins de santé autorisés et les professionnels de la santé
• Les organisations de soins de santé, les cliniques, les hôpitaux et les établissements médicaux
• Les patients dont les renseignements sont traités au moyen de nos Services
• Les sous-traitants et les intégrateurs tiers
• Les visiteurs de nos sites Web et applications
• Les employés et les contractuels des entités visées

2.2 Statut de sous-traitant au titre de la HIPAA

Lorsque nous traitons des renseignements de santé protégés (« PHI ») pour le compte d'entités visées ou d'autres sous-traitants, nous agissons à titre de sous-traitant (Business Associate) au sens de la HIPAA. Nous maintenons des ententes de sous-traitance (« BAA ») signées avec l'ensemble des clients applicables, lesquelles prévalent sur la présente Politique dans la mesure de tout conflit concernant le traitement des PHI.

2.3 Couverture juridictionnelle

La présente Politique s'applique à l'échelle mondiale, avec des dispositions particulières pour :

• États-Unis : HIPAA, loi HITECH, lois des États sur la confidentialité des renseignements médicaux
• Union européenne/EEE : conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données)
• Canada : la LPRPDE (PIPEDA) et les lois provinciales sur la protection de la vie privée
• Autres territoires : lois locales sur la protection des données, selon le cas

3. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique :

• « Systèmes d'IA » désigne nos technologies exclusives et sous licence d'intelligence artificielle, d'apprentissage automatique et de traitement du langage naturel
• « Données agrégées » désigne les données qui ont été combinées et analysées de façon à ce que les patients individuels ne puissent être identifiés
• « Sous-traitant » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Documentation clinique » désigne les notes médicales, les transcriptions, les résumés et les dossiers de soins de santé connexes
• « Entité visée » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Données dépersonnalisées » désigne les données qui ont été traitées afin de retirer l'ensemble des 18 identifiants de la HIPAA
• « PHI » ou « renseignements de santé protégés » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Renseignements personnels » désigne tout renseignement se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable
• « Données vocales » désigne les enregistrements audio, les empreintes vocales et les caractéristiques acoustiques

4. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

4.1 Renseignements sur le fournisseur de soins de santé

• Titres professionnels (numéros NPI, numéros DEA, permis d'exercice de la médecine, certifications de spécialité)
• Renseignements sur la pratique (spécialité, affiliations, privilèges hospitaliers)
• Identifiants d'authentification et jetons de sécurité
• Enregistrements vocaux aux fins de transcription
• Habitudes et préférences d'utilisation
• Renseignements de facturation et de paiement

4.2 Renseignements de santé sur le patient

• Renseignements démographiques (nom, date de naissance, coordonnées)
• Numéros de dossier médical et identifiants
• Enregistrements audio des rencontres cliniques
• Antécédents médicaux, diagnostics, traitements et médicaments
• Résultats de laboratoire et rapports d'imagerie
• Renseignements relatifs à l'assurance et à la facturation
• Plans de soins et notes cliniques

4.3 Données vocales et audio

• Flux audio en temps réel provenant des rencontres cliniques
• Consultations enregistrées et dictées médicales
• Caractéristiques vocales aux fins de séparation des locuteurs
• Métadonnées acoustiques (qualité, durée, horodatages)
• Contexte audio environnemental (avec consentement)
• Captation audio par l'extension de navigateur : lorsque vous installez notre extension Chrome, l'audio des rencontres cliniques est capté dans le navigateur, chiffré dans le navigateur avant que toute donnée ne quitte votre appareil, transmis sous forme de texte chiffré vers notre infrastructure dorsale, et déchiffré uniquement à l'intérieur de notre environnement de traitement canadien. Les clés de chiffrement sont limitées à votre session active et ne quittent jamais votre appareil. Tout audio mis en mémoire tampon localement est purgé une fois le téléversement vers notre infrastructure dorsale confirmé; nous ne conservons pas de stockage persistant de l'audio sur l'appareil en dehors de la session active.

4.4 Données de traitement par l'IA

• Sorties de transcription et scores de confiance
• Renseignements cliniques et suggestions de codes de diagnostic
• Résultats du traitement du langage naturel
• Rétroaction et corrections pour l'entraînement des modèles
• Annotations d'assurance qualité
• Données de conversation de l'Assistant : les questions que vous soumettez au moyen du clavardage Assistant autonome (qui peuvent inclure un contexte patient saisi sous forme de texte libre et constituant des PHI), les réponses générées par l'IA qui vous sont retournées, les citations de la littérature médicale publique jointes à ces réponses, les titres de conversation, les horodatages et l'historique ordonné des messages d'une conversation. Les conversations de l'Assistant sont persistantes et demeurent accessibles d'une session à l'autre jusqu'à ce que vous les supprimiez ou que votre compte soit fermé.

4.5 Données techniques et d'utilisation

• Identifiants d'appareil et renseignements sur le matériel
• Adresses IP et renseignements réseau
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Enregistrements de session (avec consentement)
• Habitudes d'utilisation et d'interaction avec les fonctionnalités
• Mesures de performance et journaux d'erreurs
• Journaux d'intégration avec les systèmes EHR/EMR
• Télémétrie de l'extension Chrome et métadonnées d'audit : lorsque l'extension est installée, nous recueillons des métadonnées sans contenu associées à chaque événement de captation ou d'insertion, notamment un identifiant de session d'enregistrement, le système EHR détecté, la version de l'extension, les horodatages de captation et d'insertion, les événements de délai d'inactivité, et les empreintes d'intégrité utilisées pour maintenir un journal d'audit infalsifiable. Les entrées du journal d'audit sont conservées localement sur votre appareil pendant une fenêtre glissante limitée et reproduites dans notre journal d'audit côté serveur sur la même base de conservation que les autres journaux d'accès aux PHI.

4.6 Données d'intégration tierce

• Données des systèmes EHR/EMR provenant des intégrations prises en charge
• Renseignements des systèmes de gestion de cabinet
• Interfaces des systèmes de laboratoire et d'imagerie
• Données de pharmacie et d'ordonnance
• Données d'admissibilité à l'assurance et de réclamations

5. TRAITEMENT DES DONNÉES PROPRE À L'IA

5.1 Entraînement et amélioration des modèles d'IA

Nous employons les approches suivantes pour l'entraînement et l'amélioration des modèles d'IA :

• Traitement par l'IA de tiers : Nous utilisons des fournisseurs d'IA établis (tels qu'Anthropic et Google Cloud Vertex AI) dans le cadre d'ententes de sous-traitance pour le traitement de la transcription, la génération de notes cliniques et les réponses du clavardage Assistant
• Minimisation des données : Seules les données minimales nécessaires sont transmises aux fournisseurs d'IA aux fins de traitement, et aucun PHI n'est conservé par les fournisseurs d'IA au-delà de la session de traitement
• Aucun entraînement persistant sur les PHI : Vos données patient ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA à usage général
• Données dépersonnalisées uniquement : Toute analyse agrégée ou amélioration de modèle utilise des données entièrement dépersonnalisées conformément aux exigences de la sphère de sécurité (safe harbor) de la HIPAA
• Contexte des conversations de l'Assistant : Pour générer des réponses cohérentes sur plusieurs tours, la fonctionnalité Assistant transmet la question actuelle ainsi que les messages antérieurs de la même conversation (la fenêtre de contexte de l'historique de conversation) au fournisseur d'IA tiers à chaque requête. L'historique de conversation est stocké sur notre infrastructure au Canada et n'est transmis au fournisseur d'IA qu'au moment du traitement; les fournisseurs, en vertu de nos conditions contractuelles de non-conservation, ne le conservent pas. Seuls les messages de la conversation que vous utilisez actuellement sont inclus; nous ne concaténons ni ne partageons de contenu entre des conversations distinctes, entre des utilisateurs ou entre des organisations.
• Recherche dans la littérature médicale : Pour produire des citations fondées sur des données probantes accompagnant les réponses de l'Assistant, nous maintenons un index local de métadonnées dépersonnalisées de littérature médicale à l'intérieur de notre infrastructure canadienne, interrogé à l'aide de votre question brute (qui ne quitte jamais notre infrastructure), et nous complétons cet index par des appels à des API publiques de recherche médicale ne recevant aucun PHI. Les appels à ces API publiques ne comportent que des variantes de requête expurgées des PHI dérivées de votre question (par exemple, une dénomination commune de médicament ou une expression décrivant un symptôme) : jamais la question brute, le contexte patient, les identifiants d'utilisateur, les identifiants d'organisation, les identifiants de conversation, ni aucun autre renseignement personnel.

5.2 Traitement vocal

• Les données vocales sont traitées à l'aide de modèles acoustiques avancés pour une transcription précise
• Diarisation des locuteurs afin de distinguer plusieurs locuteurs
• Données acoustiques conservées uniquement pour la période minimale nécessaire

5.3 Génération d'intelligence clinique

Nos systèmes d'IA génèrent :

• Documentation clinique automatisée et notes SOAP
• Suggestions de codage ICD-10/CPT
• Renseignements d'aide à la décision clinique (ne constituant pas un avis médical)
• Suivi et production de rapports sur les mesures de qualité
• Analyses de santé des populations (agrégées uniquement)
• Questions-réponses fondées sur des données probantes avec citations de la littérature : au moyen du clavardage Assistant autonome, des réponses générées par l'IA à des questions cliniques, accompagnées de citations de sources de littérature médicale publiques. Les citations sont présentées afin que vous puissiez vérifier de façon indépendante la documentation source. Comme pour toute sortie d'IA que nous générons, ces réponses sont informatives, ne constituent pas un avis médical et doivent être examinées par un professionnel de la santé qualifié avant que l'on s'y fie dans le cadre des soins aux patients.

5.4 Dépersonnalisation et anonymisation

• Retrait automatisé de l'ensemble des 18 identifiants de la HIPAA
• Méthode de détermination par un expert pour les cas complexes
• Génération de données synthétiques pour l'entraînement des modèles
• Techniques de k-anonymat et de l-diversité
• Audits réguliers de l'efficacité de la dépersonnalisation

5.5 Transparence et explicabilité des modèles

• Journaux d'audit de tout contenu généré par l'IA
• Scores de confiance et quantification de l'incertitude
• Fonctionnalités d'IA explicable montrant la justification des décisions
• Options de révision avec intervention humaine
• Tests réguliers de biais et audits d'équité

5.6 Prise de décision automatisée et intelligence artificielle (ADMT)

La présente section fournit les renseignements requis par l'article 13(2)(f) du RGPD, l'article 12.1 de la Loi 25 du Québec et les règles californiennes applicables en matière de prise de décision automatisée. Elle décrit comment nous utilisons l'IA et le traitement automatisé, la logique en cause et les conséquences pour vous.

Où nous utilisons l'IA. Les Services utilisent l'intelligence artificielle et le traitement automatisé à quatre endroits :

• Transcription de la parole en texte de l'audio des rencontres cliniques en texte;
• Génération de notes cliniques et de documents, y compris des notes structurées de style SOAP à partir d'une transcription;
• Suggestions de codage médical (par exemple, des codes ICD-10 / CPT suggérés); et
• L'Assistant autonome, qui répond à des questions cliniques et retourne des réponses générées par l'IA, et qui peut présenter des citations de la documentation source.

La logique en cause (en langage clair). L'audio est converti en texte par des modèles de reconnaissance automatique de la parole. Le texte résultant est ensuite traité par de grands modèles de langage, exploités par nos sous-traitants d'IA dans le cadre d'ententes de sous-traitance et de conditions contractuelles de non-conservation (voir l'article 5.1 et l'article 8.2), afin de rédiger des notes, de suggérer des codes ou de répondre aux questions de l'Assistant. Nos fournisseurs d'IA ne conservent pas vos données après le traitement d'une requête et n'entraînent pas leurs modèles sur celles-ci.

Importance et conséquences pour vous. Ces fonctionnalités sont des outils de documentation clinique et d'aide à la décision; elles ne prennent aucune décision concernant un individu et ne remplacent pas le jugement professionnel. Chaque sortie d'IA (transcription, note, suggestion de code ou réponse de l'Assistant) est informative et doit être examinée et validée par un professionnel de la santé qualifié avant que l'on s'y fie dans le cadre des soins aux patients. La révision humaine est une exigence contractuelle prévue par notre entente de sous-traitance (intervention humaine dans la boucle).

Aucune décision uniquement automatisée produisant un effet juridique ou un effet significatif analogue. Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui produit des effets juridiques ou vous affecte de manière significative analogue (telle que l'admissibilité, le refus de soins ou la tarification) sur le seul fondement d'un traitement automatisé sans intervention humaine, au sens de l'article 22 du RGPD. Les fonctionnalités d'IA ci-dessus sont consultatives et sont toujours assujetties à une révision humaine professionnelle.

Votre droit d'être informé et de présenter des observations (article 12.1 de la Loi 25 du Québec). Lorsqu'une décision vous affectant est fondée sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, vous avez le droit d'en être informé, d'être informé des renseignements personnels utilisés et des principaux facteurs ayant mené à la décision, et de présenter des observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision. Pour exercer ce droit, ou pour demander une révision humaine de toute sortie assistée par l'IA qui vous concerne, communiquez avec notre personne-ressource en matière de confidentialité à l'aide des coordonnées indiquées à l'article 23.

6. FONDEMENT JURIDIQUE ET TRAITEMENT LICITE

6.1 Utilisations permises par la HIPAA

Nous traitons les PHI dans le cadre des utilisations permises par la HIPAA aux fins suivantes :

• Activités de traitement médical selon les directives des fournisseurs de soins de santé
• Activités de soins de santé, y compris l'amélioration de la qualité
• Activités de paiement, y compris le traitement des réclamations
• Lorsque la loi ou une ordonnance d'un tribunal l'exige
• Activités de santé publique, dans la mesure permise
• Activités de surveillance des soins de santé
• Recherche avec autorisation appropriée

6.2 Fondements juridiques au titre du RGPD

Pour les résidents de l'UE/EEE, nous traitons les données sur la base de :

• L'exécution d'un contrat (prestation des services)
• Les obligations légales (conformité réglementaire)
• Les intérêts vitaux (situations médicales d'urgence)
• Les intérêts légitimes (sécurité, prévention de la fraude)
• Le consentement explicite (marketing, fonctionnalités facultatives)
• Les données de catégorie particulière traitées en vertu de l'article 9(2)(h) à des fins de soins de santé

6.3 Consentement et autorisation

• Consentement éclairé obtenu pour l'enregistrement vocal
• Autorisations HIPAA pour les utilisations au-delà du traitement médical, du paiement et des soins de santé
• Consentement granulaire pour les fonctionnalités facultatives
• Consentement parental pour les mineurs lorsque requis
• Consentement par adhésion (opt-in) pour les communications de marketing

7. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

7.1 Prestation des services principaux

• Transcription et documentation médicales en temps réel
• Génération et structuration de notes cliniques
• Aide et validation du codage médical
• Intégration avec les systèmes informatiques de soins de santé
• Optimisation du flux de travail du fournisseur
• Assurance qualité et amélioration de l'exactitude
• Clavardage Assistant autonome : répondre aux questions cliniques que vous soumettez au moyen de la surface de clavardage Assistant persistante, récupérer des extraits pertinents de sources de littérature médicale publiques, retourner des réponses générées par l'IA accompagnées de citations de la littérature, conserver les conversations résultantes afin que vous puissiez les répertorier, les reprendre et les réviser ultérieurement, et fournir le contexte de l'historique de conversation requis pour générer des réponses cohérentes sur plusieurs tours au sein d'une conversation

7.2 IA et apprentissage automatique

• Entraînement et amélioration des modèles de transcription
• Amélioration de la reconnaissance de la terminologie médicale
• Développement de fonctionnalités d'intelligence clinique
• Réduction des biais et amélioration de l'équité
• Création de modèles propres à une spécialité
• Génération de renseignements agrégés (entièrement dépersonnalisés)

7.3 Sécurité et conformité

• Vérification de l'identité et authentification
• Détection et prévention de la fraude
• Enquête sur les incidents de sécurité
• Audit de la conformité à la HIPAA
• Obligations de déclaration réglementaire
• Évaluation et atténuation des risques

7.4 Activités commerciales

• Facturation et traitement des paiements
• Soutien et service à la clientèle
• Développement et amélioration des produits
• Analyse et surveillance de la performance
• Conformité juridique et résolution des différends
• Transactions d'entreprise (avec des garanties appropriées)

8. COMMUNICATION ET PARTAGE

8.1 Partage au sein de l'écosystème des soins de santé

Nous partageons des renseignements au sein de l'écosystème des soins de santé uniquement dans la mesure permise par la HIPAA et la loi applicable :

• Médecins référents et consultants
• Établissements de soins de santé et hôpitaux
• Laboratoires et centres d'imagerie
• Pharmacies (pour les renseignements liés aux médicaments)
• Échanges de renseignements de santé (HIE)
• Organisations de soins responsables (ACO)

8.2 Communications aux prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires de services soigneusement évalués dans le cadre d'obligations contractuelles strictes :

• Fournisseurs d'infrastructure infonuagique (Google Cloud Platform)
• Services de traitement par IA/AA (Anthropic, Google Cloud Vertex AI – avec BAA le cas échéant)
• Services de diffusion de contenu et de sécurité (Cloudflare)
• Processeurs de paiement (Stripe – conforme PCI-DSS niveau 1)
• Planification de démonstrations : Cal.com (à code source ouvert, auto-hébergé sur l'infrastructure de Transcribe Health au Canada). Lorsque vous réservez une démonstration de produit au moyen de notre page /demo, votre nom, votre adresse de courriel, les réponses facultatives à la réservation et l'heure de réunion sélectionnée sont stockés sur cette instance auto-hébergée.
• Synchronisation de calendrier : API Google Workspace et Google Calendar (États-Unis). Les événements de réunion de démonstration sont synchronisés avec le Google Calendar d'un membre du personnel de Transcribe Health afin qu'il puisse animer la réunion; Google reçoit le nom du participant, son courriel et l'heure de la réunion.
• Services d'authentification et de connexion : Google Identity Services / Google Sign-In (États-Unis). Lorsque vous visitez nos pages de connexion ou d'inscription, nous pouvons afficher une invite Google « One Tap » si vous êtes connecté à un compte Google dans votre navigateur. Le chargement de cette invite implique le chargement de code provenant d'accounts.google.com; Google reçoit votre adresse IP, votre agent utilisateur et le fait que vous avez visité notre page d'authentification. Nous chargeons Google Identity Services uniquement sur /signin et /signup, et sur aucune autre page de notre site. Il en va de même si vous cliquez sur le bouton « Se connecter avec Google ». Vous pouvez désactiver Google One Tap dans les paramètres de votre compte Google ou en vous déconnectant de votre compte Google dans ce navigateur.
• Livraison de courriels transactionnels : Purelymail (États-Unis). Les confirmations de réservation, les courriels de réinitialisation de mot de passe et les messages de service similaires sont acheminés au moyen de ce relais SMTP.
• Soutien à la clientèle et clavardage en direct : Chatwoot (à code source ouvert, auto-hébergé sur l'infrastructure de Transcribe Health au Canada).
• Services de sécurité et de surveillance
• Cabinets de services professionnels (sous obligation de confidentialité)

8.2.1 Sous-traitants ultérieurs

Pour la liste canonique et continuellement tenue à jour de nos sous-traitants ultérieurs en vertu de l'article 28(2) du RGPD et des obligations équivalentes au titre du principe 4.8 de la LPRPDE (PIPEDA) et des arrangements de sous-traitance HIPAA, veuillez vous reporter à notre Centre de confiance public :

trust.transcribe.health/trust/ze9crmjAAAEAFgAAAZzRSS9ZuLmCU8ZM

Le Centre de confiance constitue la source de référence; la liste de l'article 8.2 est un résumé non exhaustif qui peut accuser un retard par rapport au Centre de confiance entre les révisions de la politique. Les changements importants (l'ajout d'un nouveau sous-traitant ultérieur qui traite des ePHI ou des renseignements personnels de résidents de l'UE/du Canada/de la Californie) déclenchent un préavis au moyen du processus de mise à jour de l'entente décrit à l'article 24.

Sous-traitants ultérieurs d'inférence par IA et traitement transfrontalier. Nos fonctionnalités d'inférence par IA, de transcription, de génération de notes cliniques et d'Assistant transmettent du contenu à deux sous-traitants ultérieurs d'IA au moment du traitement : Google Cloud Vertex AI et Anthropic. Les deux traitent des renseignements de santé protégés dans le cadre d'une entente de sous-traitance et selon des conditions de non-conservation (ils ne conservent rien après l'exécution d'une requête et ne s'entraînent pas sur vos données). Dans la mesure où ce flux d'inférence par IA implique le traitement de renseignements personnels de résidents du Québec à l'extérieur du Québec, il fait partie des flux transfrontaliers couverts par l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée que nous maintenons en vertu de la Loi 25 du Québec (voir l'article 8.2.2). Cette désignation du flux d'inférence par IA est conforme à notre Centre de confiance et à l'annexe C de notre entente de traitement des données.

8.2.2 Transferts transfrontaliers de données

Notre infrastructure principale réside au Canada. Certains des prestataires de services énumérés ci-dessus traitent des renseignements personnels limités aux États-Unis, plus précisément Google Workspace (synchronisation de calendrier), Google Identity Services (authentification / Se connecter avec Google / One Tap) et Purelymail (livraison de courriels transactionnels). Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les addendas de traitement des données publiés par les fournisseurs et sur les clauses contractuelles types, le cas échéant. Pour les résidents du Québec, nous maintenons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en vertu de la Loi 25 du Québec (art. 3.3 et art. 17 de la Loi 25) couvrant ces flux. Vous pouvez en demander un résumé en communiquant avec notre responsable de la sécurité.

8.3 Communications légales et réglementaires

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque cela est requis par :

• Des ordonnances de tribunaux, des assignations ou une procédure judiciaire
• Des enquêtes ou des audits gouvernementaux
• Des autorités de santé publique
• Des agences de surveillance des soins de santé
• Les forces de l'ordre (sur fondement juridique approprié)
• Des agences de sécurité nationale ou de renseignement

8.4 Transferts d'entreprise

Dans le cadre de toute fusion, acquisition ou vente d'actifs :

• Vérification diligente sous stricte confidentialité
• Entités successeures liées par la présente Politique
• Avis fourni en cas de tout changement important
• Possibilité de demander la suppression des données lorsque permis
• Protection continue en vertu des BAA applicables

9. SÉCURITÉ DES DONNÉES ET MESURES DE PROTECTION

9.1 Mesures de sécurité techniques

Nous mettons en œuvre une sécurité de pointe, notamment :

• Chiffrement : AES-256 au repos, TLS 1.3+ en transit
• Chiffrement côté client (extension Chrome) : lorsque notre extension Chrome capte l'audio des rencontres cliniques, l'audio est chiffré dans le navigateur avant la transmission, de sorte que c'est du texte chiffré, et non du texte en clair, qui circule sur le réseau. Les clés de chiffrement sont limitées à la session et ne quittent jamais votre appareil.
• Journal d'audit infalsifiable : les entrées du journal d'audit côté extension sont protégées en intégrité de sorte que toute altération locale de la piste d'audit soit détectable lors de la réconciliation au téléversement.
• Authentification multifacteur : Requise pour tout accès aux PHI
• Sécurité réseau : Pare-feu de nouvelle génération, IDS/IPS, protection contre les attaques DDoS
• Protection des terminaux : EDR, anti-maliciel, gestion des appareils
• Gestion des vulnérabilités : Analyse et application de correctifs en continu
• Développement sécurisé : SAST, DAST, analyse des dépendances

9.2 Mesures de protection administratives

• Désignation et responsabilités du responsable de la sécurité
• Formation de sensibilisation à la sécurité (autodirigée pour l'équipe actuelle composée d'une seule personne et planifiée dans le calendrier de conformité; formation formelle et suivie à mesure que l'effectif s'agrandira)
• Gestion des accès et principes du moindre privilège
• Politiques de sanctions en cas de violation
• Évaluations des risques et audits réguliers
• Plans de continuité des activités et de reprise après sinistre
• Procédures de réponse aux incidents

9.3 Sécurité physique

• Sécurité des centres de données avec protections conformes aux normes de l'industrie
• Contrôles et surveillance environnementaux
• Procédures d'élimination et d'assainissement des supports
• Contrôles d'accès aux installations et surveillance
• Politiques de sécurité des postes de travail
• Gestion des appareils mobiles

9.4 Programme de conformité

Notre programme de conformité comprend :

• Conformité à la règle de sécurité et à la règle de confidentialité de la HIPAA (en vigueur)
• Critères des services de confiance SOC 2 (alignement en cours; attestation de type II en cours)
• Conformité à la LPRPDE (PIPEDA) et aux lois provinciales sur la confidentialité des renseignements de santé (en vigueur)
• Alignement sur le cadre de cybersécurité du NIST (en vigueur)
• Certification ISO 27001/27701 (feuille de route)
• Certification HITRUST CSF (feuille de route)

10. CONSERVATION ET SUPPRESSION DES DONNÉES

10.1 Périodes de conservation

Les Services ne constituent pas un système officiel d'archivage (system of record). Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour fournir les Services et respecter nos obligations légales. Le tableau ci-dessous indique la période de conservation et la justification de chaque catégorie. Les fournisseurs de soins de santé demeurent responsables de conserver les dossiers des patients dans leur propre système certifié de dossiers médicaux, conformément à la loi applicable.

| Catégorie de données | Période de conservation | Base / justification | |---|---|---| | Enregistrements audio (audio des rencontres cliniques) | Supprimés automatiquement et de façon permanente 90 jours après la fin de la transcription. Votre organisation peut éventuellement activer une suppression automatique plus précoce dans des fenêtres de 1 à 30 jours (désactivée par défaut). | Fenêtre obligatoire par défaut appliquée à l'échelle de la plateforme; la fenêtre plus précoce facultative favorise la minimisation des données (art. 5(1)(e) du RGPD, principe 4.5 de la LPRPDE, Loi 25 du Québec). | | Transcriptions et dossiers de session (contiennent des PHI) | Conservés 7 ans, puis supprimés automatiquement (sous réserve d'un minimum HIPAA de 6 ans). | Plancher de documentation HIPAA; soutien à la tenue de dossiers du fournisseur. | | Notes / documents cliniques générés par l'IA (contiennent des PHI) | Identique à la transcription dont ils dérivent (7 ans, suppression plus précoce facultative comme ci-dessus). | Traités comme faisant partie du dossier clinique produit à partir de la rencontre. | | Conversations de l'Assistant (questions, réponses de l'IA, citations, historique) | Persistent jusqu'à ce que vous les supprimiez ou 30 jours après la fermeture du compte. | Prestation des services (vous pouvez reprendre les conversations); limitées à la relation active. | | Métadonnées d'audit / de télémétrie de l'extension Chrome (identifiant de session, EHR détecté, version, horodatages, empreintes d'intégrité) | Côté serveur : 6 ans sur la même base que les autres journaux d'accès aux PHI. Sur l'appareil : fenêtre glissante limitée, purgée automatiquement. | Exigence de contrôle d'audit HIPAA, 45 CFR 164.312(b). | | Données de compte (profil du fournisseur, identifiants, préférences) | Durée du compte; supprimées dans les 30 jours suivant la fermeture du compte, sauf lorsque la loi exige la conservation. | Prestation des services et contrat. | | Données de facturation (via Stripe) | Conservées tel que requis par la loi fiscale / sur les dossiers financiers (typiquement 7 ans). | Obligation légale; Stripe ne traite que la facturation. | | Données de réservation de démonstration Cal.com (nom, courriel, réponses, heure de réunion) | Conservées pendant 24 mois après la démonstration, puis supprimées; supprimées plus tôt sur demande. | Auto-hébergées au Canada; contact de prévente, par défaut de limitation du stockage. | | Données de marketing | Jusqu'au retrait du consentement, plus toute période requise par la loi. | Consentement (adhésion). | | Liste de suppression CASL (destinataires désabonnés) | Indéfinie. | Requise pour honorer les demandes de désabonnement en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP, CASL § 6). | | Journaux d'audit (sécurité / HIPAA) | Minimum de 6 ans. | Conservation de la documentation au titre de la règle de sécurité de la HIPAA, 45 CFR 164.312(b) et 164.530(j). | | Données dépersonnalisées / agrégées | Peuvent être conservées indéfiniment. | Ne constituent plus des renseignements personnels une fois dépersonnalisées selon la norme HIPAA. |

Fermeture du compte et PHI. La fermeture d'un compte n'abrège aucune période de conservation des PHI. Les périodes obligatoires de 90 jours pour l'audio, de 7 ans pour la transcription/les notes cliniques et de 6 ans pour le journal d'audit s'exécutent jusqu'à leur terme, quel que soit l'état du compte. À la résiliation, la disposition finale des renseignements de santé protégés (retour ou destruction) suit la disposition de retour ou de destruction de l'entente de sous-traitance applicable, et non les échéanciers de fermeture de compte ci-dessus.

La HIPAA ne prescrit pas elle-même de période minimale de conservation des PHI dans les dossiers des patients; les obligations de conservation des dossiers applicables à votre cabinet sont établies par les réglementations étatiques, provinciales et professionnelles. Le traitement des sauvegardes résiduelles décrit à l'article 10.2 s'applique à toutes les catégories ci-dessus et ne prolonge aucune de ces périodes; les sauvegardes chiffrées résiduelles arrivent à expiration selon un cycle borné.

10.2 Suppression et élimination

• Effacement cryptographique des données chiffrées
• Destruction physique des supports de stockage
• Procédures d'écrasement sécurisé
• Certificat de destruction fourni
• Piste d'audit des activités de suppression
• Vérification par un tiers le cas échéant

Lorsque des données sont supprimées de nos systèmes actifs en vertu de la section 10.1 ou en réponse à une demande de suppression, des copies résiduelles peuvent subsister dans nos sauvegardes chiffrées jusqu'à ce que ces jeux de sauvegarde expirent selon leur calendrier normal (sauvegardes de stockage d'objets dans les 30 jours; sauvegardes de base de données dans les 14 jours). Les enregistrements individuels ne peuvent être extraits d'un instantané de sauvegarde chiffré; les sauvegardes sont chiffrées, à accès contrôlé et éliminées au moyen des méthodes ci-dessus lorsqu'elles arrivent à expiration. Cette fenêtre de sauvegarde résiduelle constitue le traitement standard des supports de sauvegarde au titre de la HIPAA et de la LPRPDE et ne prolonge pas les périodes de conservation décrites à la section 10.1.

11. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

11.1 Options de résidence des données

• Option de stockage des données aux États-Unis uniquement disponible
• Résidence des données au Canada pour la conformité à la LPRPDE
• Résidence des données dans l'UE pour la conformité au RGPD
• Environnement infonuagique dédié pour une isolation complète des données
• Restrictions géographiques pour la souveraineté des données

11.2 Mécanismes de transfert

Lorsque des transferts internationaux ont lieu :

• Clauses contractuelles types (approuvées par la Commission de l'UE)
• Décisions d'adéquation le cas échéant
• Règles d'entreprise contraignantes pour les transferts intragroupes
• Consentement explicite pour des transferts spécifiques
• Dérogations pour les intérêts vitaux ou les réclamations légales

11.3 Garanties de transfert

• Chiffrement de bout en bout pour tous les transferts
• Évaluations des incidences des transferts
• Mesures supplémentaires selon Schrems II
• Production de rapports de transparence sur les accès gouvernementaux
• Garanties contractuelles renforcées

12. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

12.1 Droits au titre de la HIPAA

Les droits ci-dessous découlent de la HIPAA. Remarque : le véhicule formel de ces droits est l'avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) de votre fournisseur de soins de santé, et non la présente Politique (voir l'encadré à l'article 2). Lorsque Transcribe Health détient vos PHI à titre de sous-traitant, nous soutenons votre fournisseur dans le respect de ces droits :

• Accéder à vos PHI et en recevoir des copies
• Demander des modifications aux PHI incorrects
• Reddition de compte des communications
• Demander des restrictions sur les utilisations et les communications
• Communications confidentielles
• Déposer des plaintes auprès de l'OCR

12.2 Droits au titre du RGPD (résidents de l'UE/EEE)

• Accès (article 15)
• Rectification (article 16)
• Effacement / « droit à l'oubli » (article 17)
• Limitation du traitement (article 18)
• Portabilité des données (article 20)
• Opposition au traitement (article 21)
• Droits relatifs à la prise de décision automatisée (article 22) – voir l'article 5.6 pour notre divulgation ADMT

12.3 Droits au titre de la CCPA/CPRA (résidents de la Californie)

Transcribe Health ne vend ni ne partage de renseignements personnels, et n'utilise pas de renseignements personnels sensibles à des fins autres que la prestation des Services et les fins que la CPRA exempte du droit de limitation. Nous honorons néanmoins les droits suivants et fournissons les contrôles décrits ci-dessous.

• Savoir quels renseignements nous recueillons
• Supprimer les renseignements personnels
• Corriger les renseignements inexacts
• Se retirer de la vente ou du partage des renseignements personnels
• Limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles
• Non-discrimination pour l'exercice de vos droits

Contrôle de retrait. Bien que nous ne vendions ni ne partagions de renseignements personnels, nous fournissons malgré tout un contrôle de retrait. Si vous avez un compte Transcribe Health, vous pouvez définir votre préférence de retrait à tout moment depuis les paramètres Confidentialité et droits sur les données de votre compte, à l'aide du contrôle « Ne pas vendre ni partager mes renseignements personnels ». Lorsque vous vous retirez, nous affichons une confirmation de votre état de retrait et la date de sa prise d'effet; vous pouvez adhérer de nouveau après la période de 12 mois requise par la loi californienne.

Limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles. Parce que nous utilisons les renseignements personnels sensibles uniquement pour fournir les Services et aux fins que la CPRA exempte du droit de limitation, aucune limitation distincte n'est requise pour ces utilisations. Nous n'utilisons pas de renseignements personnels sensibles pour déduire des caractéristiques à votre sujet.

Contrôle global de la confidentialité (GPC). Nous honorons le signal de navigateur Global Privacy Control. Si votre navigateur ou extension envoie un signal GPC (l'en-tête Sec-GPC), nous le traitons comme une demande valide de retrait de toute vente/de tout partage de renseignements personnels et reflétons votre état de retrait en conséquence; l'état vous est affiché afin que vous puissiez confirmer qu'il a été appliqué.

Pour présenter toute demande au titre de la CCPA/CPRA, vous pouvez également communiquer avec nous à privacy@transcribe.health (voir l'article 12.5 et l'article 23).

12.4 Droits au titre de la LPRPDE (résidents canadiens)

• Accéder aux renseignements personnels
• Contester l'exactitude et l'exhaustivité
• Retirer le consentement
• Déposer des plaintes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée
• Être informé des atteintes vous concernant
• Pour les résidents du Québec : le droit d'être informé de toute décision automatisée fondée sur vos renseignements personnels et de présenter des observations à son sujet (Loi 25, art. 12.1) – voir l'article 5.6

12.5 Exercer vos droits

• Soumettre les demandes à : hello@transcribe.health
• Vérification de l'identité requise
• Réponse dans les 30 jours (45 pour les demandes complexes)
• Aucuns frais pour les demandes raisonnables
• Processus d'appel disponible
• Soumissions par agent désigné acceptées avec autorisation

13. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DES ENFANTS

13.1 Restrictions d'âge

• Les Services sont un outil professionnel destiné aux fournisseurs de soins de santé et ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'enfants à nos propres fins.
• États-Unis (COPPA) : nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 13 ans à nos propres fins commerciales.
• UE/EEE/R.-U. (art. 8 du RGPD) : lorsque le consentement d'un enfant est le fondement d'un service en ligne, l'âge du consentement numérique varie de 13 à 16 ans selon l'État membre; en deçà de cet âge, le consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.
• Québec (Loi 25) : pour un mineur de moins de 14 ans, toute collecte de renseignements personnels requiert le consentement de la personne ayant l'autorité parentale, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice du mineur.
• Californie (CCPA/CPRA) : parce que nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels, cette restriction ne se présente pas en pratique; si elle se présentait, nous ne vendrions ni ne partagerions les renseignements personnels de consommateurs que nous savons avoir moins de 16 ans sans autorisation affirmative (du mineur s'il a de 13 à 15 ans, ou d'un parent/tuteur s'il a moins de 13 ans).
• Les PHI des patients relatifs aux mineurs ne sont traités que pour le compte et sous l'autorité du fournisseur de soins de santé, dont le propre avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) et la loi applicable sur les dossiers de santé régissent l'accès parental et les règles de confidentialité des adolescents.

13.2 Droits parentaux

• Accès aux renseignements du mineur (sous réserve de la loi de l'État)
• Gestion du consentement pour les patients mineurs
• Restrictions sur les sujets de santé sensibles selon le territoire
• Procédures de transition à l'âge de la majorité

14. TÉMOINS ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

14.1 Témoins et technologies similaires que nous utilisons

Nous utilisons un ensemble minimal de témoins (cookies). Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, et nous ne chargeons pas d'outils d'analyse ou de suivi de marketing tiers sur notre site de marketing. Le tableau ci-dessous énumère les témoins déposés dans le cadre des Services.

| Témoin | Fournisseur | Finalité | Durée | Partie | |---|---|---|---|---| | access_token | Transcribe Health (auth-service) | Strictement nécessaire, détient votre session authentifiée (HttpOnly, Secure). | Session / courte durée | Première partie | | refresh_token | Transcribe Health (auth-service) | Strictement nécessaire, renouvelle votre session sans reconnexion (HttpOnly, Secure). | Jusqu'à la fenêtre de renouvellement de session | Première partie | | NEXT_LOCALE | Transcribe Health | Fonctionnalité, mémorise votre langue/région (p. ex. en-US, en-CA, fr-CA). | Persistant (jusqu'à modification) | Première partie | | __cf_bm, cf_clearance | Cloudflare | Strictement nécessaire, gestion des robots et sécurité pour notre CDN/WAF. | Jusqu'à ~30 min / selon le réglage de Cloudflare | Tierce partie (infrastructure) |

Les témoins strictement nécessaires ne requièrent pas de consentement. Lorsqu'un témoin non essentiel sera introduit à l'avenir, nous obtiendrons d'abord le consentement lorsque requis (ePrivacy/RGPD, Loi 25 du Québec, CPRA).

14.2 Vos choix

• Plateforme de gestion du consentement aux témoins
• Contrôles fondés sur le navigateur
• Signaux Global Privacy Control (GPC) honorés
• Réponse au signal « Do Not Track » (DNT)
• Retrait de l'analyse via hello@transcribe.health

15. TRANSPARENCE ET ÉTHIQUE DE L'IA

15.1 Principes d'IA

Nous nous engageons à :

• Transparence : Divulgation claire de l'utilisation de l'IA
• Équité : Tests réguliers de biais et atténuation
• Reddition de comptes : Supervision humaine des décisions de l'IA
• Protection de la vie privée dès la conception : Confidentialité prise en compte à chaque étape
• Bienfaisance : IA utilisée pour améliorer les résultats en matière de soins de santé
• Non-malfaisance : Principe de ne pas nuire

15.2 Avertissement relatif à l'aide à la décision clinique

IMPORTANT : Nos renseignements cliniques générés par l'IA sont fournis à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis médical. Les fournisseurs de soins de santé conservent l'entière responsabilité des décisions cliniques. Les sorties de l'IA doivent être examinées et validées par des professionnels de la santé qualifiés avant leur utilisation dans le cadre des soins aux patients.

15.3 Recherche et développement

• Recherche menée sur des données dépersonnalisées uniquement
• Approbation du comité d'éthique de la recherche (IRB) pour la recherche impliquant des PHI
• Publication des résultats agrégés uniquement
• Participation par adhésion (opt-in) à des recherches spécifiques
• Droit de se retirer des utilisations à des fins de recherche

16. NOTIFICATION DES ATTEINTES À LA PROTECTION DES DONNÉES

16.1 Procédures de réponse aux atteintes

En cas d'atteinte :

• Enquête et confinement immédiats
• Évaluation des risques et du préjudice
• Notification dans les délais requis par la HIPAA (60 jours pour la notification individuelle en vertu de 45 C.F.R. §164.404)
• Notification au titre du RGPD dans les 72 heures, le cas échéant, à une autorité de contrôle
• Avis individuel par courriel et par courrier recommandé
• Déclaration réglementaire au HHS, aux procureurs généraux des États
• Surveillance du crédit offerte le cas échéant

Lorsque Transcribe Health agit à titre de sous-traitant, la notification des atteintes à l'entité visée est régie par l'entente de sous-traitance applicable, qui exige un avis dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la découverte. Cette obligation du sous-traitant envers l'entité visée est distincte des échéanciers de notification destinés au régulateur et aux personnes décrits ci-dessus et ne s'y substitue pas.

16.2 Prévention des atteintes

• Surveillance continue de la sécurité
• Évaluation périodique de la sécurité (une évaluation interne en boîte blanche a été réalisée; un test d'intrusion indépendant par un tiers est planifié), planifiée dans le calendrier de conformité
• Formation des employés à la sécurité
• Évaluations des risques liés aux fournisseurs
• Exercices de réponse aux incidents
• Assurance responsabilité cyber (en cours d'acquisition; aucun montant de couverture indiqué tant qu'une police n'est pas souscrite)

17. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET INDEMNISATION

17.1 LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI APPLICABLE, ET À L'EXCEPTION DES DROITS ET RECOURS QUI NE PEUVENT ÊTRE LIMITÉS OU FAIRE L'OBJET D'UNE RENONCIATION EN VERTU DE LA LOI APPLICABLE (Y COMPRIS LES DROITS NON SUSCEPTIBLES DE RENONCIATION AU TITRE DU RGPD/RGPD DU R.-U., DE LA CCPA/CPRA, DE LA LPRPDE, DE LA LOI 25 DU QUÉBEC, DE LA BC PIPA, DE L'ALBERTA PIPA ET DE LA HIPAA), TRANSCRIBE HEALTH, SES DIRIGEANTS, ADMINISTRATEURS, EMPLOYÉS, MANDATAIRES, SOCIÉTÉS AFFILIÉES OU CONCÉDANTS DE LICENCE NE SERONT EN AUCUN CAS RESPONSABLES DE TOUT DOMMAGE INDIRECT, ACCESSOIRE, SPÉCIAL, CONSÉCUTIF, PUNITIF OU EXEMPLAIRE, Y COMPRIS, SANS S'Y LIMITER, LES DOMMAGES POUR PERTE DE PROFITS, DE REVENUS, D'ACHALANDAGE, D'USAGE, DE DONNÉES OU AUTRES PERTES INTANGIBLES, DÉCOULANT DE LA PRÉSENTE POLITIQUE OU DES SERVICES OU S'Y RAPPORTANT, QUELLE QUE SOIT LA THÉORIE DE RESPONSABILITÉ ET QUE TRANSCRIBE HEALTH AIT ÉTÉ OU NON AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.

Plafond global. Dans toute la mesure permise par la loi applicable, notre responsabilité globale totale découlant de la présente Politique ou des Services ou s'y rapportant ne dépassera pas le total des frais payés par votre organisation à Transcribe Health au cours des douze (12) mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.

Renseignements de santé protégés. Ce plafond global ne s'applique pas à la responsabilité relative aux renseignements de santé protégés et ne la régit pas. Le traitement des renseignements de santé protégés, et la responsabilité respective des parties à leur égard, est régi exclusivement par l'entente de sous-traitance applicable (laquelle, conformément à la BAA v2026.06, applique le plafond de responsabilité contractuel général sans superplafond spécifique aux PHI). Rien dans la présente Politique ne limite ni n'exclut une responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu de la loi applicable, ni un droit légal en matière de protection de la vie privée que la loi rend non susceptible de renonciation.

17.2 Indemnisation

Vous acceptez de défendre, d'indemniser et de tenir indemnes Transcribe Health et ses sociétés affiliées contre toute réclamation, tout dommage, toute perte et toute dépense (y compris les honoraires raisonnables d'avocat) découlant de ou se rapportant à :

• Votre violation de la présente Politique
• Votre violation des lois ou règlements applicables
• Votre utilisation des Services d'une manière non autorisée par la présente Politique
• Tout contenu ou toute donnée que vous fournissez au moyen des Services
• Votre violation de tout droit de tiers

17.3 Exclusions propres aux soins de santé

Nous déclinons expressément toute responsabilité à l'égard de :

• Décisions cliniques prises à l'aide de nos Services
• Réclamations en responsabilité pour faute médicale ou professionnelle
• Exactitude des renseignements cliniques générés par l'IA
• Échecs d'intégration avec des systèmes tiers
• Conformité à vos obligations réglementaires spécifiques

18. EXONÉRATIONS ET GARANTIES

18.1 Exonération relative aux Services

LES SERVICES SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LEUR DISPONIBILITÉ » SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE, EXPRESSE OU IMPLICITE. NOUS DÉCLINONS EXPRESSÉMENT TOUTE GARANTIE, Y COMPRIS DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, DE TITRE ET DE NON-CONTREFAÇON.

18.2 Exonération médicale

NOUS NE FOURNISSONS PAS D'AVIS MÉDICAL. LES SERVICES SONT DES OUTILS DESTINÉS À ASSISTER LES FOURNISSEURS DE SOINS DE SANTÉ ET NE REMPLACENT PAS LE JUGEMENT MÉDICAL PROFESSIONNEL. NOUS NE SOMMES PAS RESPONSABLES DE TOUTE DÉCISION, TOUT DIAGNOSTIC OU TOUT TRAITEMENT MÉDICAL FONDÉ SUR L'UTILISATION DE NOS SERVICES.

18.3 Exonération relative à l'exactitude

BIEN QUE NOUS VISIONS UNE HAUTE EXACTITUDE, NOUS NE GARANTISSONS PAS UNE EXACTITUDE DE 100 % DANS LA TRANSCRIPTION OU LE CONTENU GÉNÉRÉ PAR L'IA. TOUTE SORTIE DOIT ÊTRE EXAMINÉE ET VALIDÉE PAR DES PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ QUALIFIÉS.

19. AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ ET ACTIVITÉS DE SOINS DE SANTÉ

19.1 Programmes d'amélioration de la qualité

Nous pouvons utiliser des données dépersonnalisées pour :

• Améliorer l'exactitude de la transcription
• Rehausser la qualité de la documentation clinique
• Développer des modèles propres à une spécialité
• Établir des comparaisons et des mesures de performance
• La gestion de la santé des populations
• L'analyse des coûts des soins de santé

19.2 Soutien aux activités de soins de santé

Nos Services soutiennent vos activités de soins de santé, notamment :

• L'évaluation et l'amélioration de la qualité
• Les activités de sécurité des patients
• L'élaboration de protocoles
• La gestion de cas et la coordination des soins
• Les activités de gestion de cabinet
• L'accréditation et l'octroi de permis

20. RÉSOLUTION DES DIFFÉRENDS ET DROIT APPLICABLE

20.1 Résolution des différends

Sauf lorsque la loi applicable l'interdit, et à l'exclusion de toute réclamation ou de tout droit que la loi applicable rend non susceptible de renonciation ou d'arbitrage (y compris les réclamations légales en matière de protection de la vie privée et tout droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle ou de protection des données), les différends découlant de la présente Politique ou des Services ou s'y rapportant peuvent être résolus par arbitrage exécutoire administré par l'Institut d'arbitrage et de médiation du Canada (pour les résidents canadiens) ou l'American Arbitration Association (pour les résidents des États-Unis), ayant son siège en Ontario, au Canada.

Rien dans la présente section ne vous empêche de déposer une plainte auprès d'un régulateur de la protection des données ou de la vie privée (y compris le CPVP, la Commission d'accès à l'information du Québec, le BC ou l'Alberta OIPC, la CNIL ou une autre autorité de contrôle de l'UE, l'ICO du R.-U., la California Privacy Protection Agency ou le procureur général, ou le HHS/OCR), ni d'exercer tout droit légal non susceptible de renonciation, indépendamment de la présente disposition d'arbitrage.

20.2 Renonciation aux recours collectifs

Dans la mesure permise par la loi applicable, vous acceptez de présenter des réclamations contre nous uniquement à titre individuel. Cette renonciation ne s'applique pas à toute réclamation ou action représentative que la loi applicable rend non susceptible de renonciation (y compris les actions représentatives prévues par certaines lois sur la protection des consommateurs).

20.3 Droit applicable

La présente Politique est régie par les lois de la province de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard à ses principes de conflit de lois. Pour les utilisateurs internationaux, les lois impératives locales de protection des consommateurs peuvent s'appliquer.

20.4 Ressort

Le ressort exclusif pour tout différend non assujetti à l'arbitrage sera les tribunaux situés en Ontario, au Canada.

20.5 Délai de prescription

Vous devez présenter toute réclamation dans un délai d'un (1) an après la naissance de la cause d'action, faute de quoi cette réclamation est à jamais prescrite.

21. CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

21.1 Conformité aux États-Unis

• Règles de confidentialité, de sécurité et de notification des atteintes de la HIPAA
• Exigences de la loi HITECH
• 42 CFR Partie 2 (dossiers de toxicomanie)
• Lois des États sur les dossiers médicaux
• CCPA/CPRA (Californie)
• Lois sur la confidentialité des données biométriques (Illinois BIPA, Texas, Washington)
• Lois des États sur la notification des atteintes

21.2 Conformité au Canada

• LPRPDE (PIPEDA) (fédérale)
• Ontario : Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA)
• Québec : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25)
• Alberta : Health Information Act (HIA)
• Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act (PIPA BC)
• Saskatchewan : Health Information Protection Act (HIPA)
• Manitoba, Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador : Lois sur les renseignements médicaux personnels (PHIA)
• Nouvelle-Écosse, Î.-P.-É., territoires : LPRPDE (PIPEDA) en tant que législation fédérale applicable

21.3 Conformité internationale

• RGPD (Union européenne) – applicable lors de la prestation de services à des utilisateurs établis dans l'UE
• Loi sur la protection des données du R.-U. – applicable lors de la prestation de services à des utilisateurs établis au R.-U.
• Autres lois nationales applicables selon les exigences du territoire

21.4 Normes de l'industrie

• Spécifications HL7 FHIR
• Exigences de certification ONC
• Cadre de cybersécurité du NIST
• Normes ISO 27001/27799
• Lignes directrices de la Cloud Security Alliance

22. GOUVERNANCE DU PROGRAMME DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

22.1 Protection de la vie privée dès la conception

Nous mettons en œuvre les principes de protection de la vie privée dès la conception :

• Proactif et non réactif
• Confidentialité comme paramètre par défaut
• Pleine fonctionnalité avec confidentialité
• Sécurité de bout en bout
• Visibilité et transparence
• Respect de la vie privée des utilisateurs
• Confidentialité intégrée à la conception

22.2 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nous menons des évaluations pour :

• Les nouvelles fonctionnalités et nouveaux services
• Les déploiements de modèles d'IA
• Les intégrations tierces
• Les transferts internationaux de données
• Les activités de traitement à risque élevé

22.3 Production de rapports de transparence

Nous publions des rapports de transparence annuels comprenant :

• Les demandes de données gouvernementales
• Les demandes des forces de l'ordre
• Les statistiques sur les atteintes (anonymisées)
• Les demandes relatives aux droits en matière de protection de la vie privée
• Les résultats des audits tiers

23. COORDONNÉES

Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25 du Québec, art. 3.1)

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Transcribe Health est Fatih AKTAS, fondateur et responsable de la sécurité, joignable à privacy@transcribe.health.

Responsable de la sécurité

Pour les demandes liées à la protection de la vie privée, les demandes d'exercice des droits des personnes concernées ou les préoccupations relatives à nos pratiques de confidentialité :

Responsable de la sécurité Transcribe Health Corporation Courriel : privacy@transcribe.health (à privilégier pour les droits des personnes concernées, les demandes de DPIA / PIA et les demandes relatives aux sous-traitants) Courriel : hello@transcribe.health (contact général) Délai de réponse : Dans les 48 heures ouvrables

Contacts supplémentaires

Pour des coordonnées complètes, y compris les incidents de sécurité, les demandes juridiques, les questions de conformité et le soutien aux audits, veuillez consulter notre page Conformité.

Autorités réglementaires

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3 Sans frais : 1-800-282-1376 Site Web : www.priv.gc.ca

U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 Sans frais : 1-877-696-6775 Site Web : www.hhs.gov/ocr

Autorités européennes de protection des données Pour les résidents de l'UE/EEE : Communiquez avec votre autorité de contrôle locale Répertoire : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Information Commissioner's Office (ICO) — Royaume-Uni Pour les résidents du R.-U. : Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, United Kingdom Ligne d'assistance : +44 (0)303 123 1113 Site Web : ico.org.uk

24. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

24.1 Droit de modification

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Pour tout changement important, le changement ne prend effet qu'après la période de préavis décrite à l'article 24.2. Les changements non importants (tels que des corrections typographiques ou des clarifications qui ne réduisent pas vos droits ni ne modifient la façon dont nous traitons vos renseignements) peuvent prendre effet dès leur publication, la date de « dernière mise à jour » étant révisée en conséquence.

24.2 Avis de changements importants

Pour les changements importants, nous procéderons comme suit :

• Avis par courriel aux utilisateurs inscrits
• Notifications dans l'application
• Avis sous forme de bannière sur le site Web
• Préavis de 30 jours pour les changements importants défavorables

24.3 Utilisation continue

Pour les changements importants, votre utilisation continue des Services après la période de préavis de 30 jours (et toute réacceptation requise) constitue une acceptation de la Politique modifiée. Si vous êtes en désaccord avec un changement important, vous devez cesser l'utilisation avant qu'il ne prenne effet.

24.4 Historique des versions

Les versions antérieures sont disponibles sur demande écrite à hello@transcribe.health. Nous maintenons un historique complet des versions à des fins de conformité.

25. DIVISIBILITÉ ET RENONCIATION

25.1 Divisibilité

Si une disposition de la présente Politique est jugée inapplicable ou invalide, cette disposition sera limitée ou éliminée dans la mesure minimale nécessaire, et les dispositions restantes demeureront pleinement en vigueur.

25.2 Renonciation

Aucune renonciation à un terme de la présente Politique ne sera réputée constituer une renonciation ultérieure ou continue à ce terme ou à tout autre terme, et notre défaut de faire valoir un droit ou une disposition ne constituera pas une renonciation à ce droit ou à cette disposition.

26. FORCE MAJEURE

Nous ne serons pas responsables de tout manquement ou retard dans l'exécution en vertu de la présente Politique qui résulte de toute cause indépendante de notre volonté raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les cas de force majeure, les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, les émeutes, les embargos, les actes des autorités civiles ou militaires, l'incendie, les inondations, les accidents, les pandémies, les grèves ou les pénuries d'installations de transport, de carburant, d'énergie, de main-d'œuvre ou de matériaux.

27. CESSION

Vous ne pouvez céder ni transférer de droits ou d'obligations en vertu de la présente Politique sans notre consentement écrit préalable. Nous pouvons céder nos droits et obligations sans restriction.

28. INTÉGRALITÉ DE L'ENTENTE

La présente Politique, conjointement avec nos conditions d'utilisation et toute BAA applicable, constitue l'intégralité de l'entente entre vous et Transcribe Health concernant la protection de la vie privée et la protection des données, et remplace l'ensemble des ententes, accords, déclarations et garanties antérieurs et contemporains.

29. SURVIE

Les sections relatives à la limitation de responsabilité, à l'indemnisation, aux exonérations, à la résolution des différends, ainsi que toute autre disposition qui, de par sa nature, devrait survivre, survivront à toute résiliation ou expiration de la présente Politique.

30. RECONNAISSANCE ET ACCEPTATION

EN UTILISANT LES SERVICES, VOUS RECONNAISSEZ AVOIR LU LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ, L'AVOIR COMPRISE ET ACCEPTER D'ÊTRE LIÉ PAR L'ENSEMBLE DE SES MODALITÉS ET CONDITIONS. SI VOUS ACCEPTEZ AU NOM D'UNE ORGANISATION, VOUS DÉCLAREZ ET GARANTISSEZ AVOIR LE POUVOIR DE LIER CETTE ORGANISATION.

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DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 1er décembre 2024 DERNIÈRE MISE À JOUR : 19 juin 2026 VERSION : v2026.06 DOCUMENT ID : POL-PRIV-2024-001