Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Transcribe Health Corporation

Date d'entrée en vigueur : 1er décembre 2024 Dernière mise à jour : 1er décembre 2026

1. INTRODUCTION ET ACCEPTATION

La présente politique de confidentialité (« Politique ») constitue une entente juridiquement contraignante entre vous et Transcribe Health Corporation, une société constituée en vertu des lois fédérales du Canada (« Transcribe Health », « Société », « nous » ou « notre »), régissant la collecte, l'utilisation, la communication et la protection des renseignements au moyen de notre plateforme de transcription médicale et de documentation clinique propulsée par l'intelligence artificielle, y compris l'ensemble des services, logiciels, applications, API et sites Web associés (collectivement, les « Services »).

EN ACCÉDANT AUX SERVICES OU EN LES UTILISANT, VOUS RECONNAISSEZ EXPRESSÉMENT AVOIR LU, COMPRIS ET ACCEPTÉ D'ÊTRE JURIDIQUEMENT LIÉ PAR LA PRÉSENTE POLITIQUE. SI VOUS N'ÊTES PAS D'ACCORD, VOUS DEVEZ IMMÉDIATEMENT CESSER TOUTE UTILISATION DES SERVICES.

2. PORTÉE, APPLICABILITÉ ET RELATIONS AVEC LES ENTITÉS VISÉES

La présente politique de confidentialité N'EST PAS un avis sur les pratiques de confidentialité (Notice of Privacy Practices, NPP). Lorsque Transcribe Health traite des renseignements de santé protégés, elle le fait à titre de sous-traitant (Business Associate) pour le compte d'un fournisseur de soins de santé (l'entité visée, Covered Entity). L'avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) prévu par la HIPAA, qui décrit la manière dont les renseignements médicaux concernant un patient peuvent être utilisés et communiqués, et la manière dont un patient peut accéder à ces renseignements, est délivré par le propre fournisseur de soins de santé du patient, et non par Transcribe Health. Les patients doivent obtenir le NPP auprès de leur fournisseur de soins de santé. La présente Politique explique comment Transcribe Health, à titre de prestataire de services auprès de ces fournisseurs, traite les renseignements.

2.1 Champ d'application

La présente Politique s'applique à toutes les interactions avec nos Services par :

• Les fournisseurs de soins de santé autorisés et les professionnels de la santé
• Les organisations de soins de santé, les cliniques, les hôpitaux et les établissements médicaux
• Les patients dont les renseignements sont traités au moyen de nos Services
• Les sous-traitants et les intégrateurs tiers
• Les visiteurs de nos sites Web et applications
• Les employés et les contractuels des entités visées

2.2 Statut de sous-traitant au titre de la HIPAA

Lorsque nous traitons des renseignements de santé protégés (« PHI ») pour le compte d'entités visées ou d'autres sous-traitants, nous agissons à titre de sous-traitant (Business Associate) au sens de la HIPAA. Nous maintenons des ententes de sous-traitance (« BAA ») signées avec l'ensemble des clients applicables, lesquelles prévalent sur la présente Politique dans la mesure de tout conflit concernant le traitement des PHI.

2.3 Couverture juridictionnelle

La présente Politique s'applique à l'échelle mondiale, avec des dispositions particulières pour :

• États-Unis : HIPAA, loi HITECH, lois des États sur la confidentialité des renseignements médicaux
• Union européenne/EEE : conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données)
• Canada : la LPRPDE (PIPEDA) et les lois provinciales sur la protection de la vie privée
• Autres territoires : lois locales sur la protection des données, selon le cas

3. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique :

• « Systèmes d'IA » désigne nos technologies exclusives et sous licence d'intelligence artificielle, d'apprentissage automatique et de traitement du langage naturel
• « Données agrégées » désigne les données qui ont été combinées et analysées de façon à ce que les patients individuels ne puissent être identifiés
• « Sous-traitant » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Documentation clinique » désigne les notes médicales, les transcriptions, les résumés et les dossiers de soins de santé connexes
• « Entité visée » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Données dépersonnalisées » désigne les données qui ont été traitées afin de retirer l'ensemble des 18 identifiants de la HIPAA
• « PHI » ou « renseignements de santé protégés » a le sens qui lui est attribué en vertu de la HIPAA
• « Renseignements personnels » désigne tout renseignement se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable
• « Données vocales » désigne les enregistrements audio, les empreintes vocales et les caractéristiques acoustiques

4. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

4.1 Renseignements sur le fournisseur de soins de santé

• Titres professionnels (numéros NPI, numéros DEA, permis d'exercice de la médecine, certifications de spécialité)
• Renseignements sur la pratique (spécialité, affiliations, privilèges hospitaliers)
• Identifiants d'authentification et jetons de sécurité
• Enregistrements vocaux aux fins de transcription
• Habitudes et préférences d'utilisation
• Renseignements de facturation et de paiement

4.2 Renseignements de santé sur le patient

• Renseignements démographiques (nom, date de naissance, coordonnées)
• Numéros de dossier médical et identifiants
• Enregistrements audio des rencontres cliniques
• Antécédents médicaux, diagnostics, traitements et médicaments
• Résultats de laboratoire et rapports d'imagerie
• Renseignements relatifs à l'assurance et à la facturation
• Plans de soins et notes cliniques

4.2.1 Prise de rendez-vous en ligne (renseignements recueillis directement auprès des patients)

Lorsqu'un cabinet de soins de santé active la prise de rendez-vous en ligne, nous recueillons le prénom et le nom du patient, sa date de naissance et son adresse courriel ou son numéro de téléphone directement auprès du patient, au moyen de la page de réservation publique du cabinet ou d'un lien de réservation que le cabinet lui transmet. Nous recueillons ces renseignements uniquement afin de fixer le rendez-vous demandé auprès de ce cabinet, et ils deviennent partie du dossier patient que ce cabinet contrôle; nous les traitons seulement à titre de prestataire de services du cabinet (et, lorsqu'ils constituent des PHI, à titre de sous-traitant (Business Associate) au sens de la HIPAA). La surface de réservation est protégée contre les abus (limites de débit par visiteur et plafonds de réservation par cabinet), et les coordonnées sont hachées dans nos journaux d'audit plutôt que d'y être consignées en clair. Chaque cabinet décide si la réservation en ligne est offerte; la fonctionnalité est désactivée tant que le cabinet ne l'active pas.

4.2.2 Formulaires et questionnaires pour les patients (renseignements recueillis directement auprès des patients)

Lorsqu'un cabinet de soins de santé utilise notre fonctionnalité de formulaires pour les patients, le cabinet transmet au patient un lien sécurisé pour qu'il remplisse des formulaires d'admission, des formulaires de consentement, des questionnaires de dépistage ou les propres formulaires du cabinet, avant un rendez-vous ou en dehors de celui-ci. Le cabinet décide quels formulaires envoyer et à qui, et il rédige ou choisit chaque question, y compris lorsqu'il part de l'un de nos modèles. Nous recueillons les réponses directement auprès du patient pour le compte du cabinet, uniquement à titre de prestataire de services de celui-ci (et, lorsque les réponses constituent des PHI, à titre de sous-traitant (Business Associate) au sens de la HIPAA). C'est le cabinet, et non Transcribe Health, qui détermine pourquoi les renseignements sont recueillis et qui est responsable d'avoir un fondement légal pour les recueillir.

Ce que nous recueillons au moyen d'un formulaire :

• Les réponses. Elles peuvent comprendre les antécédents de santé, les symptômes, les médicaments, les allergies, les réponses à des questionnaires de dépistage en santé mentale (par exemple le PHQ-9, le PHQ-2 et le GAD-7, qui comportent des questions sur l'humeur et, dans le PHQ-9, sur des pensées d'automutilation) et tout autre renseignement que demandent les propres questions du cabinet.
• Les scores et les signalements. Pour les questionnaires de dépistage normalisés, nous calculons un score total et un niveau de gravité. Nous signalons aussi les réponses qui correspondent à des règles prévues dans un questionnaire ou établies par le cabinet. Toute réponse supérieure à zéro à la question du PHQ-9 portant sur des pensées d'automutilation est toujours signalée au cabinet pour qu'il l'examine. Le calcul des scores se fait sur nos serveurs au moment où le formulaire est transmis. Voir l'article 5.6.
• Les preuves de consentement et de signature. Lorsqu'un formulaire demande un consentement ou une signature, nous consignons le texte du consentement affiché, le nom du signataire et sa signature tracée, la date et l'heure, la version du formulaire, ainsi que des empreintes à sens unique (et non les valeurs brutes) de l'adresse IP et des renseignements sur le navigateur utilisés pour signer.
• Les PDF remplis. Lorsque le cabinet utilise son propre formulaire PDF, nous remplissons ce PDF avec les réponses du patient et conservons la copie remplie.
• Les réponses en brouillon. Les réponses sont enregistrées automatiquement pendant que le patient remplit un formulaire, afin qu'il puisse fermer la page et terminer plus tard au moyen du même lien.
• Les journaux de sécurité. Nous consignons le moment où le lien a été ouvert, le résultat de chaque vérification de la date de naissance qui protège le lien, ainsi que le moment où chaque formulaire a été commencé et transmis. Ces journaux ne contiennent jamais les réponses.

Comment ces renseignements sont protégés. Avant qu'un formulaire ne s'affiche, le patient doit confirmer sa date de naissance. Après cinq tentatives erronées, le lien est verrouillé jusqu'à ce que le cabinet le rouvre. Les réponses, les brouillons, les noms des signataires, les signatures tracées et les PDF remplis sont chiffrés au repos au moyen d'une clé propre au cabinet. Le message qui contient le lien ne nomme que le cabinet; il n'inclut jamais le nom du patient, le nom des formulaires ni aucun détail sur sa santé, et les réponses ne sont jamais envoyées par courriel ou par texto. Les messages respectent le consentement du patient à recevoir des messages, ses désabonnements et les heures de silence du cabinet; un lien envoyé en dehors d'un rendez-vous fixé exige le consentement exprès du patient à être joint par ce moyen. La page des formulaires n'est pas indexée par les moteurs de recherche, ne dépose aucun témoin de suivi et ne conserve pas les réponses dans le navigateur du patient. Une fois publiée, une version de formulaire ne peut plus être modifiée, de sorte que le texte exact vu par le patient peut être démontré plus tard.

Comment les réponses sont utilisées. Les réponses transmises, les scores, les signalements et les PDF remplis sont versés au dossier du patient du cabinet dans les Services, où le personnel autorisé de ce cabinet peut les consulter. La consultation et l'exportation d'une réponse sont consignées dans notre journal d'audit. Lorsqu'un formulaire est lié à un rendez-vous, ses réponses et ses scores font aussi partie des renseignements que nos fonctionnalités d'IA utilisent pour rédiger la note clinique de ce rendez-vous. Cette utilisation suit le même traitement par l'IA, les mêmes sous-traitants ultérieurs et le même paramètre de résidence des données par organisation que ceux décrits aux articles 5 et 8.2.1, et chaque note rédigée par l'IA est révisée par un clinicien (article 5.6). Nous n'utilisons pas les réponses aux formulaires pour entraîner des modèles d'IA, à des fins de marketing ni à nos propres fins, et nous ne les vendons ni ne les partageons.

Renseignements de carte de paiement. La fonctionnalité de formulaires n'est ni conçue ni sécurisée pour les renseignements de carte de paiement, et les cabinets ne peuvent pas l'utiliser pour recueillir des numéros de carte, des codes de sécurité ou d'autres données de carte de paiement.

Demandes des patients. Puisque le cabinet contrôle ces renseignements, le patient qui souhaite consulter, rectifier ou supprimer ses réponses, ou retirer un consentement donné dans un formulaire, doit s'adresser au cabinet. Voir l'article 12.6. L'avis de pratiques de confidentialité ou la politique de confidentialité du cabinet régit l'utilisation qu'il fait de ces renseignements.

4.3 Données vocales et audio

• Flux audio en temps réel provenant des rencontres cliniques
• Consultations enregistrées et dictées médicales
• Caractéristiques vocales aux fins de séparation des locuteurs
• Métadonnées acoustiques (qualité, durée, horodatages)
• Contexte audio environnemental (avec consentement)
• Captation audio par l'extension de navigateur : lorsque vous installez notre extension Chrome, l'audio des rencontres cliniques est capté dans le navigateur, chiffré dans le navigateur avant que toute donnée ne quitte votre appareil, transmis sous forme de texte chiffré vers notre infrastructure dorsale, et déchiffré uniquement à l'intérieur de notre environnement de traitement canadien. Les clés de chiffrement sont limitées à votre session active et ne quittent jamais votre appareil. Tout audio mis en mémoire tampon localement est purgé une fois le téléversement vers notre infrastructure dorsale confirmé; nous ne conservons pas de stockage persistant de l'audio sur l'appareil en dehors de la session active.
• Dictée globale : lorsque vous dictez dans un champ de texte de l'application Web, de l'application de bureau ou de l'extension Chrome, nous recueillons l'audio de votre dictée (jusqu'à 3 minutes), le texte qui en résulte et un enregistrement de la dictée (par exemple, l'application à partir de laquelle vous avez dicté et la réussite de la dictée). Pour rendre la transcription plus précise, nous recueillons également jusqu'à 1 000 caractères du texte déjà présent dans ce champ autour de votre curseur. Ce texte peut contenir des renseignements sur des patients (PHI). Nous l'utilisons uniquement pour aider nos modèles de reconnaissance vocale à transcrire correctement votre dictée; nous ne le conservons jamais dans votre historique de dictées et nous le supprimons à la fin de la transcription (dans tous les cas dans un délai d'environ 20 minutes). La dictée est traitée par des modèles de reconnaissance vocale que nous exploitons dans notre propre infrastructure canadienne. La durée de conservation de chacun de ces éléments est indiquée à la section 10.1.

4.4 Données de traitement par l'IA

• Sorties de transcription et scores de confiance
• Renseignements cliniques et suggestions de codes de diagnostic
• Résultats du traitement du langage naturel
• Rétroaction et corrections pour l'entraînement des modèles
• Annotations d'assurance qualité
• Données de conversation de Dorvi, notre assistant IA : les questions que vous soumettez au moyen du clavardage Dorvi autonome (qui peuvent inclure un contexte patient saisi sous forme de texte libre et constituant des PHI), les réponses générées par l'IA qui vous sont retournées, les citations de la littérature médicale publique jointes à ces réponses, les titres de conversation, les horodatages et l'historique ordonné des messages d'une conversation. Les conversations Dorvi sont persistantes et demeurent accessibles d'une session à l'autre jusqu'à ce que vous les supprimiez ou que votre compte soit fermé.
• Données de Dorvi : les actions de suivi que l'IA suggère après une visite (comme des consignes au patient, des lettres de consultation, des lettres cliniques et des lettres de demande d'autorisation préalable, des formulaires remplis, des tâches du personnel, des invitations à prendre rendez-vous et des réponses aux messages des patients), les brouillons, les passages de la transcription ou de la note cités par chaque suggestion, les modifications, approbations et rejets effectués par votre personnel et l'identité de leurs auteurs, ainsi que les registres de transmission (par exemple, l'état d'une télécopie). Elles comprennent aussi les télécopies que votre cabinet reçoit au moyen de son propre compte de télécopie, avec le résumé produit par l'IA, le type de document et le patient suggéré.
• Conversations de la fonction Demander : les questions que vos utilisateurs posent au sujet d'une visite ou d'un patient, les réponses, les sources citées (le dossier de la visite, la littérature publiée et les lignes directrices cliniques, et les documents de la base de connaissances de votre organisation) et toute modification de la note proposée par l'agent.
• Registres d'utilisation de l'IA : pour chaque requête d'IA, l'organisation, l'utilisateur qui l'a faite (le cas échéant), la fonction, le fournisseur et le modèle d'IA utilisés et notre coût. Ces registres ne contiennent aucun contenu clinique. Nous les utilisons pour comptabiliser les crédits d'IA utilisés par votre organisation par rapport aux crédits inclus dans votre forfait, pour appliquer la limite de dépenses d'IA de votre organisation, pour facturer les crédits supplémentaires et pour contrôler nos coûts.

4.5 Données techniques et d'utilisation

• Identifiants d'appareil et renseignements sur le matériel
• Adresses IP et renseignements réseau
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Enregistrements de session (avec consentement)
• Habitudes d'utilisation et d'interaction avec les fonctionnalités
• Mesures de performance et journaux d'erreurs
• Journaux d'intégration avec les systèmes EHR/EMR
• Télémétrie de l'extension Chrome et métadonnées d'audit : lorsque l'extension est installée, nous recueillons des métadonnées sans contenu associées à chaque événement de captation ou d'insertion, notamment un identifiant de session d'enregistrement, le système EHR détecté, la version de l'extension, les horodatages de captation et d'insertion, les événements de délai d'inactivité, et les empreintes d'intégrité utilisées pour maintenir un journal d'audit infalsifiable. Les entrées du journal d'audit sont conservées localement sur votre appareil pendant une fenêtre glissante limitée et reproduites dans notre journal d'audit côté serveur sur la même base de conservation que les autres journaux d'accès aux PHI.

4.6 Données d'intégration tierce

• Données des systèmes EHR/EMR provenant des intégrations prises en charge
• Renseignements des systèmes de gestion de cabinet
• Interfaces des systèmes de laboratoire et d'imagerie
• Données de pharmacie et d'ordonnance
• Données d'admissibilité à l'assurance et de réclamations

5. TRAITEMENT DES DONNÉES PROPRE À L'IA

5.1 Entraînement et amélioration des modèles d'IA

Nous employons les approches suivantes pour l'entraînement et l'amélioration des modèles d'IA :

• Traitement par l'IA de tiers : Nous utilisons des fournisseurs d'IA établis (Google Cloud Vertex AI, Amazon Bedrock et l'API d'Anthropic, d'Anthropic PBC) dans le cadre d'ententes de sous-traitance et de conditions de non-conservation pour la génération de notes cliniques, les réponses et les brouillons de Dorvi. La transcription de la parole en texte s'exécute sur notre propre infrastructure au Canada
• Minimisation des données : Seules les données minimales nécessaires sont transmises aux fournisseurs d'IA aux fins de traitement, et aucun PHI n'est conservé par les fournisseurs d'IA au-delà de la session de traitement
• Aucun entraînement persistant sur les PHI : Vos données patient ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA à usage général
• Données dépersonnalisées uniquement : Toute analyse agrégée ou amélioration de modèle utilise des données entièrement dépersonnalisées conformément aux exigences de la sphère de sécurité (safe harbor) de la HIPAA
• Contexte des conversations Dorvi : Pour générer des réponses cohérentes sur plusieurs tours, la fonctionnalité Dorvi transmet la question actuelle ainsi que les messages antérieurs de la même conversation (la fenêtre de contexte de l'historique de conversation) au fournisseur d'IA tiers à chaque requête. L'historique de conversation est stocké sur notre infrastructure au Canada et n'est transmis au fournisseur d'IA qu'au moment du traitement; les fournisseurs, en vertu de nos conditions contractuelles de non-conservation, ne le conservent pas. Seuls les messages de la conversation que vous utilisez actuellement sont inclus; nous ne concaténons ni ne partageons de contenu entre des conversations distinctes, entre des utilisateurs ou entre des organisations.
• Recherche dans la littérature médicale : Pour produire des citations fondées sur des données probantes accompagnant les réponses de Dorvi, nous maintenons un index local de métadonnées dépersonnalisées de littérature médicale à l'intérieur de notre infrastructure canadienne, interrogé à l'aide de votre question brute (qui ne quitte jamais notre infrastructure), et nous complétons cet index par des appels à des API publiques de recherche médicale ne recevant aucun PHI. Les appels à ces API publiques ne comportent que des variantes de requête expurgées des PHI dérivées de votre question (par exemple, une dénomination commune de médicament ou une expression décrivant un symptôme) : jamais la question brute, le contexte patient, les identifiants d'utilisateur, les identifiants d'organisation, les identifiants de conversation, ni aucun autre renseignement personnel.

5.2 Traitement vocal

• Les données vocales sont traitées à l'aide de modèles acoustiques avancés pour une transcription précise
• Diarisation des locuteurs afin de distinguer plusieurs locuteurs
• Données acoustiques conservées uniquement pour la période minimale nécessaire

5.3 Génération d'intelligence clinique

Nos systèmes d'IA génèrent :

• Documentation clinique automatisée et notes SOAP
• Suggestions de codes de diagnostic ICD-10 et de codes d'actes et de fournitures HCPCS niveau II
• Renseignements d'aide à la décision clinique (ne constituant pas un avis médical)
• Suivi et production de rapports sur les mesures de qualité
• Analyses de santé des populations (agrégées uniquement)
• Questions-réponses fondées sur des données probantes avec citations de la littérature : au moyen du clavardage Dorvi autonome, des réponses générées par l'IA à des questions cliniques, accompagnées de citations de sources de littérature médicale publiques. Les citations sont présentées afin que vous puissiez vérifier de façon indépendante la documentation source. Comme pour toute sortie d'IA que nous générons, ces réponses sont informatives, ne constituent pas un avis médical et doivent être examinées par un professionnel de la santé qualifié avant que l'on s'y fie dans le cadre des soins aux patients.

5.4 Dépersonnalisation et anonymisation

• Retrait automatisé de l'ensemble des 18 identifiants de la HIPAA
• Méthode de détermination par un expert pour les cas complexes
• Génération de données synthétiques pour l'entraînement des modèles
• Techniques de k-anonymat et de l-diversité
• Audits réguliers de l'efficacité de la dépersonnalisation

5.5 Transparence et explicabilité des modèles

• Journaux d'audit de tout contenu généré par l'IA
• Scores de confiance et quantification de l'incertitude
• Fonctionnalités d'IA explicable montrant la justification des décisions
• Options de révision avec intervention humaine
• Tests réguliers de biais et audits d'équité

5.6 Prise de décision automatisée et intelligence artificielle (ADMT)

La présente section fournit les renseignements requis par l'article 13(2)(f) du RGPD, l'article 12.1 de la Loi 25 du Québec et les règles californiennes applicables en matière de prise de décision automatisée. Elle décrit comment nous utilisons l'IA et le traitement automatisé, la logique en cause et les conséquences pour vous.

Où nous utilisons l'IA. Les Services utilisent l'intelligence artificielle et le traitement automatisé aux endroits suivants :

• Transcription de la parole en texte de l'audio des rencontres cliniques en texte;
• Génération de notes cliniques et de documents, y compris des notes structurées de style SOAP à partir d'une transcription et, lorsqu'un cabinet utilise les formulaires pour les patients, les réponses et les scores transmis par le patient pour ce rendez-vous;
• Suggestions de codage médical (par exemple, des codes de diagnostic ICD-10 et des codes d'actes et de fournitures HCPCS niveau II suggérés);
• Le clavardage autonome de Dorvi et la fonction Demander, qui répondent à des questions cliniques (la fonction Demander peut aussi répondre à des questions au sujet d'une visite ou d'un patient et proposer des modifications à la note, que l'utilisateur accepte ou refuse) et qui peuvent présenter des citations de la documentation source; et
• Dorvi, qui suggère et rédige des actions de suivi après une visite (par exemple des consignes au patient, des lettres, des formulaires remplis, des tâches du personnel, des invitations à prendre rendez-vous et des réponses aux messages des patients), et qui lit et résume les télécopies reçues par le cabinet et suggère à quel patient chacune appartient.

La logique en cause (en langage clair). L'audio est converti en texte par des modèles de reconnaissance automatique de la parole. Le texte résultant est ensuite traité par de grands modèles de langage, exploités par nos sous-traitants d'IA dans le cadre d'ententes de sous-traitance et de conditions contractuelles de non-conservation (voir l'article 5.1 et l'article 8.2), afin de rédiger des notes, de suggérer des codes ou de répondre aux questions de Dorvi. Nos fournisseurs d'IA ne conservent pas vos données après le traitement d'une requête et n'entraînent pas leurs modèles sur celles-ci.

Importance et conséquences pour vous. Ces fonctionnalités sont des outils de documentation clinique et d'aide à la décision; elles ne prennent aucune décision concernant un individu et ne remplacent pas le jugement professionnel. Chaque sortie d'IA (transcription, note, suggestion de code ou réponse de Dorvi) est informative et doit être examinée et validée par un professionnel de la santé qualifié avant que l'on s'y fie dans le cadre des soins aux patients. La révision humaine est une exigence contractuelle prévue par notre entente de sous-traitance (intervention humaine dans la boucle).

Aucune décision uniquement automatisée produisant un effet juridique ou un effet significatif analogue. Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui produit des effets juridiques ou vous affecte de manière significative analogue (telle que l'admissibilité, le refus de soins ou la tarification) sur le seul fondement d'un traitement automatisé sans intervention humaine, au sens de l'article 22 du RGPD. Les fonctionnalités d'IA ci-dessus sont consultatives et sont toujours assujetties à une révision humaine professionnelle.

Dorvi : une personne approuve chaque action. Dorvi ne fait que rédiger. Rien de ce qu'il suggère n'est envoyé, réservé, télécopié, versé dans un DME ou transmis à un patient avant qu'un membre du personnel du cabinet l'ait examiné et approuvé, et la personne qui l'examine peut modifier ou rejeter tout brouillon. Il n'existe aucun mode d'envoi automatique. Les brouillons à contenu clinique (consignes au patient, lettres, formulaires et réponses cliniques aux patients) ne peuvent être approuvés que par une personne que le cabinet a désignée comme clinicien autorisé. Les brouillons sont indiqués comme générés par l'IA et affichent les passages du dossier de la visite dont ils proviennent. Les signalements de risque (comme un changement de médicament ou un conseil sur les soins urgents) sont établis par des règles fixes, et non par l'IA, et la personne qui approuve doit confirmer chacun d'eux. Les messages de patients qui pourraient décrire une urgence sont détectés au moyen d'une liste fixe d'expressions urgentes (et peuvent aussi être signalés par l'IA); le brouillon est alors remplacé par une réponse type qui invite le patient à appeler les services d'urgence, et une personne l'envoie quand même. La boîte de réception des télécopies ne verse jamais à elle seule une télécopie au dossier d'un patient : le personnel confirme le patient. Par conséquent, aucune décision concernant un patient n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 12.1 de la Loi 25 du Québec, et aucune n'est une décision uniquement automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.

Scores et signalements des formulaires. Les scores, les niveaux de gravité et les signalements des formulaires pour les patients (article 4.2.2) sont produits par des règles de calcul fixes, et non par l'IA. Ils aident le cabinet à décider quelles réponses examiner en premier. Ils ne posent aucun diagnostic et ne prennent aucune décision au sujet du patient. Une réponse signalée demeure marquée « À vérifier » jusqu'à ce qu'un membre du personnel du cabinet l'examine, et l'identité de cette personne ainsi que le moment de l'examen sont consignés. Les formulaires pour les patients ne sont pas surveillés en tout temps et ne constituent pas un service d'urgence ou d'intervention de crise.

Votre droit d'être informé et de présenter des observations (article 12.1 de la Loi 25 du Québec). Lorsqu'une décision vous affectant est fondée sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, vous avez le droit d'en être informé, d'être informé des renseignements personnels utilisés et des principaux facteurs ayant mené à la décision, et de présenter des observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision. Pour exercer ce droit, ou pour demander une révision humaine de toute sortie assistée par l'IA qui vous concerne, communiquez avec notre personne-ressource en matière de confidentialité à l'aide des coordonnées indiquées à l'article 23.

6. FONDEMENT JURIDIQUE ET TRAITEMENT LICITE

6.1 Utilisations permises par la HIPAA

Nous traitons les PHI dans le cadre des utilisations permises par la HIPAA aux fins suivantes :

• Activités de traitement médical selon les directives des fournisseurs de soins de santé
• Activités de soins de santé, y compris l'amélioration de la qualité
• Activités de paiement, y compris le traitement des réclamations
• Lorsque la loi ou une ordonnance d'un tribunal l'exige
• Activités de santé publique, dans la mesure permise
• Activités de surveillance des soins de santé
• Recherche avec autorisation appropriée

6.2 Fondements juridiques au titre du RGPD

Pour les résidents de l'UE/EEE, nous traitons les données sur la base de :

• L'exécution d'un contrat (prestation des services)
• Les obligations légales (conformité réglementaire)
• Les intérêts vitaux (situations médicales d'urgence)
• Les intérêts légitimes (sécurité, prévention de la fraude)
• Le consentement explicite (marketing, fonctionnalités facultatives)
• Les données de catégorie particulière traitées en vertu de l'article 9(2)(h) à des fins de soins de santé

6.3 Consentement et autorisation

• Consentement éclairé obtenu pour l'enregistrement vocal
• Autorisations HIPAA pour les utilisations au-delà du traitement médical, du paiement et des soins de santé
• Consentement granulaire pour les fonctionnalités facultatives
• Consentement parental pour les mineurs lorsque requis
• Consentement par adhésion (opt-in) pour les communications de marketing

7. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

7.1 Prestation des services principaux

• Transcription et documentation médicales en temps réel
• Génération et structuration de notes cliniques
• Aide et validation du codage médical
• Intégration avec les systèmes informatiques de soins de santé
• Optimisation du flux de travail du fournisseur
• Assurance qualité et amélioration de l'exactitude
• Clavardage Dorvi autonome : répondre aux questions cliniques que vous soumettez au moyen de la surface de clavardage Dorvi persistante, récupérer des extraits pertinents de sources de littérature médicale publiques, retourner des réponses générées par l'IA accompagnées de citations de la littérature, conserver les conversations résultantes afin que vous puissiez les répertorier, les reprendre et les réviser ultérieurement, et fournir le contexte de l'historique de conversation requis pour générer des réponses cohérentes sur plusieurs tours au sein d'une conversation
• Dorvi : rédiger des actions de suivi à partir d'une visite pour que votre personnel les examine, et exécuter uniquement les actions que votre personnel approuve (enregistrer des documents dans la visite, envoyer des télécopies au moyen du propre compte de télécopie de votre cabinet, verser des documents dans votre DME, envoyer des liens de prise de rendez-vous et des messages sécurisés aux patients, et créer des tâches pour le personnel)
• Traitement des télécopies reçues : lire les télécopies que votre cabinet reçoit au moyen de son propre compte de télécopie, les classer et les résumer, et suggérer un patient que votre personnel confirme
• Demander : répondre à des questions au sujet d'une visite ou d'un patient, en citant le dossier de la visite, la littérature publiée, les lignes directrices cliniques et la base de connaissances de votre organisation, et proposer des modifications à la note que l'utilisateur accepte ou refuse

7.2 IA et apprentissage automatique

• Entraînement et amélioration des modèles de transcription
• Amélioration de la reconnaissance de la terminologie médicale
• Développement de fonctionnalités d'intelligence clinique
• Réduction des biais et amélioration de l'équité
• Création de modèles propres à une spécialité
• Génération de renseignements agrégés (entièrement dépersonnalisés)

7.3 Sécurité et conformité

• Vérification de l'identité et authentification
• Détection et prévention de la fraude
• Enquête sur les incidents de sécurité
• Audit de la conformité à la HIPAA
• Obligations de déclaration réglementaire
• Évaluation et atténuation des risques

7.4 Activités commerciales

• Facturation et traitement des paiements
• Comptabilisation des crédits d'IA utilisés par rapport aux crédits inclus dans votre forfait, application de la limite de dépenses d'IA de votre organisation et facturation des crédits supplémentaires (au moyen des registres d'utilisation de l'IA décrits à l'article 4.4)
• Soutien et service à la clientèle
• Développement et amélioration des produits
• Analyse et surveillance de la performance
• Conformité juridique et résolution des différends
• Transactions d'entreprise (avec des garanties appropriées)

8. COMMUNICATION ET PARTAGE

8.1 Partage au sein de l'écosystème des soins de santé

Nous partageons des renseignements au sein de l'écosystème des soins de santé uniquement dans la mesure permise par la HIPAA et la loi applicable :

• Médecins référents et consultants
• Établissements de soins de santé et hôpitaux
• Laboratoires et centres d'imagerie
• Pharmacies (pour les renseignements liés aux médicaments)
• Échanges de renseignements de santé (HIE)
• Organisations de soins responsables (ACO)

8.1.1 Communications que votre cabinet ordonne au moyen de Dorvi

Lorsque votre personnel approuve une action de Dorvi, nous communiquons le document ou le message approuvé au destinataire choisi, selon les instructions de votre cabinet et à titre de fournisseur de services ou de partenaire commercial (business associate) :

• Télécopie : envoyée au moyen du compte que votre cabinet détient auprès de son propre fournisseur de télécopie (actuellement SRFax). Votre cabinet conclut un contrat directement avec ce fournisseur et doit avoir sa propre entente de sous-traitance (BAA) ou une entente équivalente de protection des renseignements avec lui. Nous envoyons les télécopies et récupérons les télécopies reçues au moyen des identifiants du compte de votre cabinet, que nous conservons chiffrés. Le fournisseur de télécopie agit pour votre cabinet et n'est pas notre sous-traitant ultérieur. Les pages couverture indiquent l'expéditeur et le type de document, jamais de contenu clinique.
• Votre DME : les documents sont versés au dossier du patient dans le DME que votre cabinet connecte (actuellement OSCAR), en vertu de l'entente que votre cabinet a conclue avec son fournisseur de DME.
• Patients : les consignes, les lettres et les réponses sont publiées dans la conversation sécurisée du patient. Les textos et les courriels au patient ne contiennent que le nom du cabinet et un lien sécurisé, jamais de contenu clinique, et ne sont envoyés que si le consentement et les préférences de communication du patient le permettent.
• Les destinataires proviennent des dossiers de votre cabinet. Les lettres ne peuvent être adressées qu'aux contacts du répertoire de votre cabinet; l'agent ne peut ajouter aucun numéro de télécopieur, adresse courriel ou numéro de téléphone de sa propre initiative.

Une lettre ou un formulaire ne contient que les parties du dossier que le clinicien qui l'approuve y inclut, et non le dossier complet.

8.2 Communications aux prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires de services soigneusement évalués dans le cadre d'obligations contractuelles strictes :

• Fournisseurs d'infrastructure infonuagique (Google Cloud Platform)
• Services de traitement par IA/AA (Google Cloud Vertex AI, Amazon Bedrock et l'API d'Anthropic, d'Anthropic PBC – chacun en vertu d'une BAA et de conditions de non-conservation)
• Services de diffusion de contenu et de sécurité (Cloudflare)
• Processeurs de paiement (Stripe – conforme PCI-DSS niveau 1)
• Planification de démonstrations : Cal.com (à code source ouvert, auto-hébergé sur l'infrastructure de Transcribe Health au Canada). Lorsque vous réservez une démonstration de produit au moyen de notre page /demo, votre nom, votre adresse de courriel, les réponses facultatives à la réservation et l'heure de réunion sélectionnée sont stockés sur cette instance auto-hébergée.
• Synchronisation de calendrier : API Google Workspace et Google Calendar (États-Unis). Les événements de réunion de démonstration sont synchronisés avec le Google Calendar d'un membre du personnel de Transcribe Health afin qu'il puisse animer la réunion; Google reçoit le nom du participant, son courriel et l'heure de la réunion.
• Services d'authentification et de connexion : Google Identity Services / Google Sign-In (États-Unis). Lorsque vous visitez nos pages de connexion ou d'inscription, nous pouvons afficher une invite Google « One Tap » si vous êtes connecté à un compte Google dans votre navigateur. Le chargement de cette invite implique le chargement de code provenant d'accounts.google.com; Google reçoit votre adresse IP, votre agent utilisateur et le fait que vous avez visité notre page d'authentification. Nous chargeons Google Identity Services uniquement sur /signin et /signup, et sur aucune autre page de notre site. Il en va de même si vous cliquez sur le bouton « Se connecter avec Google ». Vous pouvez désactiver Google One Tap dans les paramètres de votre compte Google ou en vous déconnectant de votre compte Google dans ce navigateur.
• Livraison de courriels transactionnels : Purelymail (États-Unis). Les confirmations de réservation, les courriels de réinitialisation de mot de passe et les messages de service similaires sont acheminés au moyen de ce relais SMTP.
• Soutien à la clientèle et clavardage en direct : Chatwoot (à code source ouvert, auto-hébergé sur l'infrastructure de Transcribe Health au Canada).
• Services de sécurité et de surveillance
• Cabinets de services professionnels (sous obligation de confidentialité)

8.2.1 Sous-traitants ultérieurs

Pour la liste canonique et continuellement tenue à jour de nos sous-traitants ultérieurs en vertu de l'article 28(2) du RGPD et des obligations équivalentes au titre du principe 4.8 de la LPRPDE (PIPEDA) et des arrangements de sous-traitance HIPAA, veuillez vous reporter à notre Centre de confiance public :

trust.transcribe.health/subprocessors

Le Centre de confiance constitue la source de référence; la liste de l'article 8.2 est un résumé non exhaustif qui peut accuser un retard par rapport au Centre de confiance entre les révisions de la politique. Les changements importants (l'ajout d'un nouveau sous-traitant ultérieur qui traite des ePHI ou des renseignements personnels de résidents de l'UE/du Canada/de la Californie) déclenchent un préavis au moyen du processus de mise à jour de l'entente décrit à l'article 24.

Sous-traitants ultérieurs d'inférence par IA et traitement transfrontalier. Nos fonctionnalités de génération de notes cliniques, de suggestions de codage et de Dorvi transmettent du contenu à trois sous-traitants ultérieurs d'IA au moment du traitement : Google Cloud (Vertex AI), Amazon Web Services (Amazon Bedrock) et Anthropic PBC (l'API d'Anthropic, qui sert les modèles Claude). Chacun traite des renseignements de santé protégés uniquement dans le cadre d'une entente de sous-traitance et selon des conditions de non-conservation (ils ne conservent rien après l'exécution d'une requête et ne s'entraînent pas sur vos données), et nous ne transmettons aucun contenu à un fournisseur avant que ces conditions soient en place. L'inférence Amazon Bedrock s'exécute exclusivement dans la région AWS Canada (Centre) (ca-central-1); Amazon Bedrock ne transmet jamais votre contenu à l'extérieur du Canada. Anthropic traite les requêtes aux États-Unis : nous fixons son inférence aux États-Unis. Nous utilisons Anthropic pour les organisations situées aux États-Unis et, pour les organisations au Canada ou dans l'Union européenne, uniquement si l'organisation a activé l'IA transfrontalière améliorée (voir ci-dessous). Anthropic reçoit du texte dérivé (le texte de la transcription et le contexte de la visite dont une requête a besoin, comme la note, la question posée ou le brouillon en cours de rédaction), jamais l'audio brut. Dans la mesure où ce flux d'inférence par IA implique le traitement de renseignements personnels de résidents du Québec à l'extérieur du Québec, il fait partie des flux transfrontaliers couverts par l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée que nous maintenons en vertu de la Loi 25 du Québec (voir l'article 8.2.2). Cette désignation du flux d'inférence par IA est conforme à notre Centre de confiance et à l'annexe C de notre entente de traitement des données.

Résidence de l'IA par organisation (votre choix). L'inférence par IA transfrontalière est un paramètre propre à chaque organisation, et non un comportement par défaut automatique. Par défaut, l'inférence par IA clinique de chaque organisation demeure dans le pays où l'organisation exerce ses activités. Pour les organisations au Canada, l'IA clinique s'exécute sur des modèles hébergés au Canada (Google Cloud Vertex AI dans sa région de Montréal, ou des modèles que nous hébergeons sur notre propre infrastructure canadienne), et le contenu n'est pas transmis vers une région des États-Unis. Pour les organisations aux États-Unis, l'IA clinique s'exécute aux États-Unis sur l'API d'Anthropic ou sur Google Cloud Vertex AI (voir l'article 11.1.1). Le propriétaire ou l'administrateur d'une organisation peut adhérer à l'IA transfrontalière améliorée, qui permet que l'inférence clinique soit servie par un service d'IA situé dans un autre pays lorsque le service situé dans le pays ne peut pas traiter une requête : pour une organisation canadienne, Google Cloud Vertex AI ou l'API d'Anthropic aux États-Unis; pour une organisation des États-Unis, Google Cloud Vertex AI au Canada; pour une organisation de l'Union européenne, qui ne dispose aujourd'hui d'aucun service d'IA dans sa région, Google Cloud Vertex AI au Canada ou aux États-Unis, ou l'API d'Anthropic aux États-Unis. Chacun de ces transferts est effectué en vertu de l'entente de sous-traitance du fournisseur et des clauses contractuelles types. Ce choix est consigné (avec la version de la présente divulgation qui a été acceptée) et est réversible en tout temps; le transfert est régi par l'entente de sous-traitance et les clauses contractuelles types décrites ci-dessus et est évalué dans le cadre de notre processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévu par la Loi 25 du Québec (article 8.2.2). Lorsqu'une organisation canadienne n'a pas activé l'IA transfrontalière, son inférence clinique demeure au Canada.

8.2.2 Transferts transfrontaliers de données

Notre infrastructure principale réside au Canada. Certains des prestataires de services énumérés ci-dessus traitent des renseignements personnels limités aux États-Unis, plus précisément Google Workspace (synchronisation de calendrier), Google Identity Services (authentification / Se connecter avec Google / One Tap) et Purelymail (livraison de courriels transactionnels). Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les addendas de traitement des données publiés par les fournisseurs et sur les clauses contractuelles types, le cas échéant. Pour les résidents du Québec, nous maintenons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en vertu de la Loi 25 du Québec (art. 3.3 et art. 17 de la Loi 25) couvrant ces flux. Vous pouvez en demander un résumé en communiquant avec notre responsable de la sécurité.

Inférence par IA à l'extérieur du Canada. Pour les organisations qui ont activé l'IA transfrontalière améliorée, le texte de transcription dérivé et le contexte de la visite peuvent être traités aux États-Unis par Google LLC (Vertex AI) ou par Anthropic PBC (l'API d'Anthropic), comme le décrit l'article 8.2.1. Nous avons évalué ces deux transferts dans une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée réalisée en vertu de la Loi 25 du Québec (art. 17), qui est en attente d'approbation finale. Nous ne transmettrons aucun contenu à Anthropic avant que cette évaluation soit approuvée et que son entente de sous-traitance soit signée.

Avis aux résidents de la Colombie-Britannique et de l'Alberta. Nous faisons appel à des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Canada, principalement aux États-Unis, pour recueillir, utiliser, communiquer ou conserver des renseignements personnels pour notre compte, comme l'indiquent les articles 8.2 et 8.2.1. Pour les organisations qui ont activé l'IA transfrontalière améliorée, ces fournisseurs comprennent Google LLC (Vertex AI) et Anthropic PBC (l'API d'Anthropic) pour l'inférence par IA aux États-Unis. Les renseignements traités à l'extérieur du Canada peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ce pays en vertu de ses lois. Vous pouvez obtenir de l'information écrite sur nos politiques et pratiques à l'égard des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Canada, et poser vos questions sur la façon dont ils traitent les renseignements personnels pour nous, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (article 23). Le présent avis est donné aux fins de l'article 13.1 de la Personal Information Protection Act de l'Alberta et de la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique.

8.3 Communications légales et réglementaires

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque cela est requis par :

• Des ordonnances de tribunaux, des assignations ou une procédure judiciaire
• Des enquêtes ou des audits gouvernementaux
• Des autorités de santé publique
• Des agences de surveillance des soins de santé
• Les forces de l'ordre (sur fondement juridique approprié)
• Des agences de sécurité nationale ou de renseignement

8.4 Transferts d'entreprise

Dans le cadre de toute fusion, acquisition ou vente d'actifs :

• Vérification diligente sous stricte confidentialité
• Entités successeures liées par la présente Politique
• Avis fourni en cas de tout changement important
• Possibilité de demander la suppression des données lorsque permis
• Protection continue en vertu des BAA applicables

9. SÉCURITÉ DES DONNÉES ET MESURES DE PROTECTION

9.1 Mesures de sécurité techniques

Nous mettons en œuvre une sécurité de pointe, notamment :

• Chiffrement : AES-256 au repos, TLS 1.3+ en transit
• Chiffrement côté client (extension Chrome) : lorsque notre extension Chrome capte l'audio des rencontres cliniques, l'audio est chiffré dans le navigateur avant la transmission, de sorte que c'est du texte chiffré, et non du texte en clair, qui circule sur le réseau. Les clés de chiffrement sont limitées à la session et ne quittent jamais votre appareil.
• Journal d'audit infalsifiable : les entrées du journal d'audit côté extension sont protégées en intégrité de sorte que toute altération locale de la piste d'audit soit détectable lors de la réconciliation au téléversement.
• Authentification multifacteur : Requise pour tout accès aux PHI
• Sécurité réseau : Pare-feu de nouvelle génération, IDS/IPS, protection contre les attaques DDoS
• Protection des terminaux : Les postes de travail de l'entreprise sont inscrits à une solution de gestion des appareils avec vérification continue de leur posture de sécurité (chiffrement complet du disque, verrouillage de l'écran, pare-feu, mises à jour du système d'exploitation)
• Gestion des vulnérabilités : Analyse et application de correctifs en continu
• Développement sécurisé : SAST, tests dynamiques automatisés de sécurité des applications (OWASP ZAP), analyse des dépendances

9.2 Mesures de protection administratives

• Désignation et responsabilités du responsable de la sécurité
• Formation de sensibilisation à la sécurité pour l'ensemble du personnel autorisé, planifiée dans le calendrier de conformité
• Gestion des accès et principes du moindre privilège
• Politiques de sanctions en cas de violation
• Évaluations des risques et audits réguliers
• Plans de continuité des activités et de reprise après sinistre
• Procédures de réponse aux incidents

9.3 Sécurité physique

• Serveurs de production situés dans une salle de serveurs verrouillée et à accès contrôlé au Canada, dont l'accès physique est réservé au personnel autorisé
• Surveillance vidéo de la salle de serveurs
• Détection de fumée et d'incendie, refroidissement dédié et alimentation sans interruption (ASI)
• Stockage de production chiffré au repos, les clés de chiffrement étant entiercées séparément du stockage qu'elles protègent
• Sauvegardes conservées sur un stockage de sauvegarde distinct et dédié, avec conservation immuable
• Les composants hébergés sur Google Cloud Platform ou Amazon Web Services s'appuient sur les mesures de protection physiques des centres de données de ces fournisseurs, lesquels font l'objet d'audits indépendants commandés par les fournisseurs (SOC 2 Type II, ISO 27001)
• Procédures d'élimination et d'assainissement des supports
• Politiques de sécurité des postes de travail

9.4 Programme de conformité

Notre programme de conformité comprend :

• Conformité à la règle de sécurité et à la règle de confidentialité de la HIPAA (en vigueur)
• Critères des services de confiance SOC 2 (contrôles conçus et exploités selon ces critères; préparation à un examen de type II, dont le rapport, une fois émis, sera mis à la disposition des clients sous réserve d'une entente de confidentialité)
• Conformité à la LPRPDE (PIPEDA) et aux lois provinciales sur la confidentialité des renseignements de santé (en vigueur)
• Alignement sur le cadre de cybersécurité du NIST (en vigueur)
• Harmonisation avec la norme ISO/IEC 27001 (pratiques de gestion de la sécurité de l'information)

10. CONSERVATION ET SUPPRESSION DES DONNÉES

10.1 Périodes de conservation

Les Services ne constituent pas un système officiel d'archivage (system of record). Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour fournir les Services et respecter nos obligations légales. Le tableau ci-dessous indique la période de conservation et la justification de chaque catégorie. Les fournisseurs de soins de santé demeurent responsables de conserver les dossiers des patients dans leur propre système certifié de dossiers médicaux, conformément à la loi applicable.

| Catégorie de données | Période de conservation | Base / justification | |---|---|---| | Enregistrements audio (audio des rencontres cliniques) | Supprimés automatiquement et de façon permanente 90 jours après la fin de la transcription. Votre organisation peut éventuellement activer une suppression automatique plus précoce dans des fenêtres de 1 à 30 jours (désactivée par défaut). | Fenêtre obligatoire par défaut appliquée à l'échelle de la plateforme; la fenêtre plus précoce facultative favorise la minimisation des données (art. 5(1)(e) du RGPD, principe 4.5 de la LPRPDE, Loi 25 du Québec). | | Transcriptions et dossiers de session (contiennent des PHI) | Conservés 7 ans, puis supprimés automatiquement (sous réserve d'un minimum HIPAA de 6 ans). | Plancher de documentation HIPAA; soutien à la tenue de dossiers du fournisseur. | | Notes / documents cliniques générés par l'IA (contiennent des PHI) | Identique à la transcription dont ils dérivent (7 ans, suppression plus précoce facultative comme ci-dessus). | Traités comme faisant partie du dossier clinique produit à partir de la rencontre. | | Conversations Dorvi (questions, réponses de l'IA, citations, historique) | Persistent jusqu'à ce que vous les supprimiez ou 30 jours après la fermeture du compte. | Prestation des services (vous pouvez reprendre les conversations); limitées à la relation active. | | Registres de Dorvi (actions suggérées, brouillons, passages cités, approbations et rejets, registres des télécopies envoyées, télécopies reçues et leurs PDF) | Suivent la durée de conservation de la visite à laquelle ils se rattachent. Lorsqu'une visite ou un patient est supprimé, les actions, les registres de télécopie, les PDF des télécopies et les PDF des formulaires remplis qui s'y rattachent sont supprimés avec lui. | Font partie du dossier de la visite produit pour le cabinet; prestation des services et vérification. | | Registres d'utilisation de l'IA (organisation, utilisateur, fonction, fournisseur et modèle d'IA, coût; aucun contenu clinique) | Conservés tant que le compte de l'organisation existe et supprimés avec celui-ci. Le lien avec un utilisateur est retiré lorsque le compte de cet utilisateur est supprimé. | Comptabilisation des crédits d'IA inclus et supplémentaires, facturation des crédits supplémentaires, contrôle des coûts et règlement des différends de facturation. | | Dictées (dictée globale : la parole que vous dictez dans un champ de texte de l'application Web, de l'application de bureau ou de l'extension Chrome, le texte qui en résulte et jusqu'à 1 000 caractères du texte entourant votre curseur) | Audio : supprimé dès la fin de la transcription, normalement en quelques minutes et dans tous les cas dans un délai d'environ 20 minutes suivant l'enregistrement. Texte entourant votre curseur (transmis uniquement pour améliorer la précision) : supprimé à la fin de la transcription et dans tous les cas dans un délai d'environ 20 minutes; jamais conservé dans votre historique de dictées. Texte dicté : conservé dans votre historique personnel de dictées pendant la période que vous choisissez : désactivé, 1, 7 ou 30 jours (7 jours par défaut), puis supprimé. Votre historique de dictées n'est visible que par vous, et vous pouvez supprimer une dictée ou effacer l'ensemble de votre historique en tout temps. Lorsque l'historique est désactivé, le texte est supprimé quelques minutes après son insertion (dans tous les cas dans un délai d'environ 20 minutes). Enregistrement de dictée sans texte (par exemple, l'application à partir de laquelle vous avez dicté et la réussite ou l'échec de la dictée) : supprimé après 24 heures, ou à la fin de votre période d'historique si celle-ci est plus longue. Les enregistrements de dictée sont supprimés lorsque votre compte d'utilisateur ou le compte de votre organisation est supprimé, ou lorsque vous nous demandez d'effacer vos données, et le texte de dictée conservé est inclus lorsque vous demandez l'accès à vos données ou une copie de celles-ci. | Prestation des services; minimisation des données et limitation de la conservation, la période d'historique demeurant sous votre contrôle (art. 5(1)(c) et 5(1)(e) du RGPD, principe 4.5 de la LPRPDE, Loi 25 du Québec). La dictée est transcrite par des modèles de reconnaissance vocale que nous exploitons dans notre propre infrastructure canadienne; aucun tiers ne reçoit l'audio ni le texte des dictées. Le texte dicté que vous insérez dans une note clinique fait partie de cette note et suit la période de conservation de la note indiquée ci-dessus. | | Brouillons de formulaires pour les patients (réponses enregistrées automatiquement avant que le patient ne transmette le formulaire) | Remplacés par les réponses transmises lorsque le patient transmet le formulaire. Si le formulaire n'est jamais transmis, supprimés 30 jours après l'expiration ou l'annulation du lien. | Permet au patient de terminer plus tard; minimisation des données et limitation de la conservation (art. 5(1)(c) et 5(1)(e) du RGPD, principe 4.5 de la LPRPDE, Loi 25 du Québec). | | Formulaires transmis par les patients (réponses, scores, signalements, PDF remplis) | Conservés avec le dossier du patient dans les Services jusqu'à ce que le cabinet supprime ce patient ou que le compte du cabinet prenne fin. La suppression d'un patient supprime ses réponses, ses brouillons et ses PDF remplis. À la résiliation, la remise ou la destruction suit l'entente de sous-traitance HIPAA (BAA). | Font partie du dossier clinique du cabinet. Le cabinet fixe sa propre période de conservation des dossiers selon la loi qui s'applique à lui et devrait en conserver une copie dans son propre système de dossiers médicaux (voir l'article 1.5 de la BAA). | | Preuves de consentement et de signature des formulaires (version du formulaire, référence au texte du consentement, date et heure, empreintes de l'adresse IP et des renseignements sur le navigateur) | Conservées après la suppression du patient, sans le nom du signataire ni sa signature tracée, comme preuve que le consentement a été donné; supprimées lorsque les données du compte du cabinet sont supprimées. | Constatation, exercice ou défense de droits en justice et respect des obligations de tenue de dossiers (art. 17(3)(b) et (e) du RGPD; Loi 25 du Québec, art. 23; HIPAA, 45 CFR 164.530(j)). | | Métadonnées d'audit / de télémétrie de l'extension Chrome (identifiant de session, EHR détecté, version, horodatages, empreintes d'intégrité) | Côté serveur : 6 ans sur la même base que les autres journaux d'accès aux PHI. Sur l'appareil : fenêtre glissante limitée, purgée automatiquement. | Exigence de contrôle d'audit HIPAA, 45 CFR 164.312(b). | | Données de compte (profil du fournisseur, identifiants, préférences) | Durée du compte; supprimées dans les 30 jours suivant la fermeture du compte, sauf lorsque la loi exige la conservation. | Prestation des services et contrat. | | Données de facturation (via Stripe) | Conservées tel que requis par la loi fiscale / sur les dossiers financiers (typiquement 7 ans). | Obligation légale; Stripe ne traite que la facturation. | | Données de réservation de démonstration Cal.com (nom, courriel, réponses, heure de réunion) | Conservées pendant 24 mois après la démonstration, puis supprimées; supprimées plus tôt sur demande. | Auto-hébergées au Canada; contact de prévente, par défaut de limitation du stockage. | | Données de marketing | Jusqu'au retrait du consentement, plus toute période requise par la loi. | Consentement (adhésion). | | Liste de suppression CASL (destinataires désabonnés) | Indéfinie. | Requise pour honorer les demandes de désabonnement en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP, CASL § 6). | | Journaux d'audit (sécurité / HIPAA) | Minimum de 6 ans. | Conservation de la documentation au titre de la règle de sécurité de la HIPAA, 45 CFR 164.312(b) et 164.530(j). | | Données dépersonnalisées / agrégées | Peuvent être conservées indéfiniment. | Ne constituent plus des renseignements personnels une fois dépersonnalisées selon la norme HIPAA. |

Fermeture du compte et PHI. Sauf pour l'historique de dictées, la fermeture d'un compte n'abrège aucune période de conservation des PHI. Les périodes obligatoires de 90 jours pour l'audio, de 7 ans pour la transcription/les notes cliniques et de 6 ans pour le journal d'audit s'exécutent jusqu'à leur terme, quel que soit l'état du compte. L'historique de dictées est propre à chaque utilisateur : il n'est jamais conservé au-delà de la période choisie par cet utilisateur (30 jours au maximum) et il est supprimé plus tôt lorsque le compte de l'utilisateur ou le compte de l'organisation est supprimé, ou lorsque les données de l'utilisateur sont effacées sur demande. À la résiliation, la disposition finale des renseignements de santé protégés (retour ou destruction) suit la disposition de retour ou de destruction de l'entente de sous-traitance applicable, et non les échéanciers de fermeture de compte ci-dessus.

La HIPAA ne prescrit pas elle-même de période minimale de conservation des PHI dans les dossiers des patients; les obligations de conservation des dossiers applicables à votre cabinet sont établies par les réglementations étatiques, provinciales et professionnelles. Le traitement des sauvegardes résiduelles décrit à l'article 10.2 s'applique à toutes les catégories ci-dessus et ne prolonge aucune de ces périodes; les sauvegardes chiffrées résiduelles arrivent à expiration selon un cycle borné.

10.2 Suppression et élimination

• Effacement cryptographique des données chiffrées
• Destruction physique des supports de stockage
• Procédures d'écrasement sécurisé
• Certificat de destruction fourni
• Piste d'audit des activités de suppression
• Vérification par un tiers le cas échéant

Lorsque des données sont supprimées de nos systèmes actifs en vertu de la section 10.1 ou en réponse à une demande de suppression, des copies résiduelles peuvent subsister dans nos sauvegardes chiffrées jusqu'à ce que ces jeux de sauvegarde expirent selon leur calendrier normal (sauvegardes de stockage d'objets dans les 30 jours; sauvegardes de base de données dans les 14 jours). Les enregistrements individuels ne peuvent être extraits d'un instantané de sauvegarde chiffré; les sauvegardes sont chiffrées, à accès contrôlé et éliminées au moyen des méthodes ci-dessus lorsqu'elles arrivent à expiration. Cette fenêtre de sauvegarde résiduelle constitue le traitement standard des supports de sauvegarde au titre de la HIPAA et de la LPRPDE et ne prolonge pas les périodes de conservation décrites à la section 10.1.

11. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

11.1 Résidence des données

Notre environnement de production fonctionne sur une seule empreinte d'infrastructure résidant au Canada :

• Tous les renseignements de santé protégés au repos (enregistrements Postgres, stockage d'objets MinIO, caches Redis, journaux d'audit) résident sur une infrastructure canadienne en vertu de la LPRPDE et de la Loi 25 du Québec
• La transcription audio (reconnaissance vocale) s'exécute sur une infrastructure auto-hébergée à l'intérieur de l'empreinte canadienne; l'audio brut ne quitte jamais le Canada
• La juridiction d'inférence par IA est dissociée de la résidence au repos et dépend du pays de votre organisation et de son paramètre de résidence de l'IA (voir les articles 8.2.1 et 11.1.1)

Des empreintes aux États-Unis et dans l'UE figurent à notre feuille de route. Elles seront déployées lorsque la demande des clients exigera contractuellement une résidence exclusivement aux États-Unis ou exclusivement dans l'UE. Jusqu'à ce que ces empreintes existent, les clients des États-Unis peuvent être hébergés sur l'empreinte canadienne en vertu d'une entente de traitement des données (ETD) transfrontalière conclue lors de l'intégration. La résidence dans l'UE n'est pas offerte actuellement; veuillez communiquer avec nous si vous en avez besoin.

11.1.1 Acheminement de l'inférence par IA

L'inférence par IA est acheminée selon le pays d'exploitation de l'organisation et son paramètre de résidence de l'IA (article 8.2.1), indépendamment de l'endroit où résident les données au repos. L'acheminement est journalisé à chaque requête d'IA clinique :

• Organisations canadiennes : l'inférence par IA clinique s'exécute sur des modèles hébergés au Canada (Google Cloud Vertex AI dans sa région de Montréal, ou des modèles que nous hébergeons sur notre propre infrastructure canadienne); aucun traitement transfrontalier, sauf si l'organisation a adhéré à l'IA transfrontalière améliorée (article 8.2.1), auquel cas une requête peut être servie aux États-Unis par Google Cloud Vertex AI ou l'API d'Anthropic
• Organisations des États-Unis : l'inférence d'IA clinique s'exécute aux États-Unis sur l'API d'Anthropic ou sur Google Vertex AI dans une région des États-Unis, chacun en vertu d'une entente de sous-traitance (Business Associate Agreement) et de conditions de non-conservation des données; comme les données au repos sont conservées au Canada, il s'agit d'un volet de traitement transfrontalier documenté et couvert par l'ETD du client. Une organisation des États-Unis qui a adhéré à l'IA transfrontalière améliorée peut aussi voir une requête servie par Google Cloud Vertex AI au Canada lorsque le service situé aux États-Unis ne peut pas la traiter
• Autres juridictions (y compris l'Union européenne) : l'inférence par IA clinique n'est pas acheminée à l'extérieur de la région de l'organisation, sauf si l'organisation a adhéré à l'IA transfrontalière améliorée. Il n'existe aujourd'hui aucun service d'IA dans l'Union européenne; les fonctionnalités d'IA clinique ne sont donc offertes aux organisations de l'UE qu'avec cette adhésion, auquel cas les requêtes sont servies au Canada (Google Cloud Vertex AI) ou aux États-Unis (Google Cloud Vertex AI ou l'API d'Anthropic) en vertu des clauses contractuelles types. Une couverture élargie est ajoutée par région à mesure qu'elle devient disponible

11.2 Mécanismes de transfert

Lorsque des transferts internationaux ont lieu :

• Clauses contractuelles types (approuvées par la Commission de l'UE)
• Décisions d'adéquation le cas échéant
• Règles d'entreprise contraignantes pour les transferts intragroupes
• Consentement explicite pour des transferts spécifiques
• Dérogations pour les intérêts vitaux ou les réclamations légales

11.3 Garanties de transfert

• Chiffrement de bout en bout pour tous les transferts
• Évaluations des incidences des transferts
• Mesures supplémentaires selon Schrems II
• Production de rapports de transparence sur les accès gouvernementaux
• Garanties contractuelles renforcées

12. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

12.1 Droits au titre de la HIPAA

Les droits ci-dessous découlent de la HIPAA. Remarque : le véhicule formel de ces droits est l'avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) de votre fournisseur de soins de santé, et non la présente Politique (voir l'encadré à l'article 2). Lorsque Transcribe Health détient vos PHI à titre de sous-traitant, nous soutenons votre fournisseur dans le respect de ces droits :

• Accéder à vos PHI et en recevoir des copies
• Demander des modifications aux PHI incorrects
• Reddition de compte des communications
• Demander des restrictions sur les utilisations et les communications
• Communications confidentielles
• Déposer des plaintes auprès de l'OCR

12.2 Droits au titre du RGPD (résidents de l'UE/EEE)

• Accès (article 15)
• Rectification (article 16)
• Effacement / « droit à l'oubli » (article 17)
• Limitation du traitement (article 18)
• Portabilité des données (article 20)
• Opposition au traitement (article 21)
• Droits relatifs à la prise de décision automatisée (article 22) – voir l'article 5.6 pour notre divulgation ADMT

12.3 Droits au titre de la CCPA/CPRA (résidents de la Californie)

Transcribe Health ne vend ni ne partage de renseignements personnels, et n'utilise pas de renseignements personnels sensibles à des fins autres que la prestation des Services et les fins que la CPRA exempte du droit de limitation. Nous honorons néanmoins les droits suivants et fournissons les contrôles décrits ci-dessous.

• Savoir quels renseignements nous recueillons
• Supprimer les renseignements personnels
• Corriger les renseignements inexacts
• Se retirer de la vente ou du partage des renseignements personnels
• Limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles
• Non-discrimination pour l'exercice de vos droits

Contrôle de retrait. Bien que nous ne vendions ni ne partagions de renseignements personnels, nous fournissons malgré tout un contrôle de retrait. Si vous avez un compte Transcribe Health, vous pouvez définir votre préférence de retrait à tout moment depuis les paramètres Confidentialité et droits sur les données de votre compte, à l'aide du contrôle « Ne pas vendre ni partager mes renseignements personnels ». Lorsque vous vous retirez, nous affichons une confirmation de votre état de retrait et la date de sa prise d'effet; vous pouvez adhérer de nouveau après la période de 12 mois requise par la loi californienne.

Limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles. Parce que nous utilisons les renseignements personnels sensibles uniquement pour fournir les Services et aux fins que la CPRA exempte du droit de limitation, aucune limitation distincte n'est requise pour ces utilisations. Nous n'utilisons pas de renseignements personnels sensibles pour déduire des caractéristiques à votre sujet.

Contrôle global de la confidentialité (GPC). Nous honorons le signal de navigateur Global Privacy Control. Si votre navigateur ou extension envoie un signal GPC (l'en-tête Sec-GPC), nous le traitons comme une demande valide de retrait de toute vente/de tout partage de renseignements personnels et reflétons votre état de retrait en conséquence; l'état vous est affiché afin que vous puissiez confirmer qu'il a été appliqué.

Pour présenter toute demande au titre de la CCPA/CPRA, vous pouvez également communiquer avec nous à privacy@transcribe.health (voir l'article 12.5 et l'article 23).

12.4 Droits au titre de la LPRPDE (résidents canadiens)

• Accéder aux renseignements personnels
• Contester l'exactitude et l'exhaustivité
• Retirer le consentement
• Déposer des plaintes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée
• Être informé des atteintes vous concernant
• Pour les résidents du Québec : le droit d'être informé de toute décision automatisée fondée sur vos renseignements personnels et de présenter des observations à son sujet (Loi 25, art. 12.1) – voir l'article 5.6

12.5 Exercer vos droits

• Soumettre les demandes à : privacy@transcribe.health
• Vérification de l'identité requise
• Réponse dans les 30 jours (45 pour les demandes complexes)
• Aucuns frais pour les demandes raisonnables
• Processus d'appel disponible
• Soumissions par agent désigné acceptées avec autorisation

12.6 Demandes concernant les renseignements qu'un cabinet recueille par notre intermédiaire

Pour les formulaires pour les patients, la prise de rendez-vous en ligne, les enregistrements de rencontres cliniques et les autres renseignements sur les patients que nous détenons pour un cabinet de soins de santé, c'est le cabinet qui est l'organisation responsable de ces renseignements (le responsable du traitement au sens du RGPD, l'entité visée au sens de la HIPAA et l'organisation ou l'entreprise responsable au sens de la LPRPDE, de la Loi 25 du Québec et des lois provinciales). Les patients doivent adresser au cabinet leurs demandes de consultation, de rectification ou de suppression de ces renseignements, ou de retrait de leur consentement. Le cabinet peut consulter, exporter et supprimer les réponses d'un patient dans les Services. Si vous nous adressez une telle demande, nous vous indiquerons à quel cabinet vous adresser lorsque nous le pouvons, nous transmettrons la demande au cabinet sans retard indu et nous l'aiderons à y répondre. Le fait de nous écrire plutôt qu'au cabinet ne fait pas perdre votre demande. Vous pouvez en tout temps communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (article 23) ou avec une autorité de protection de la vie privée.

13. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DES ENFANTS

13.1 Restrictions d'âge

• Les Services sont un outil professionnel destiné aux fournisseurs de soins de santé et ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'enfants à nos propres fins.
• États-Unis (COPPA) : nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 13 ans à nos propres fins commerciales.
• UE/EEE/R.-U. (art. 8 du RGPD) : lorsque le consentement d'un enfant est le fondement d'un service en ligne, l'âge du consentement numérique varie de 13 à 16 ans selon l'État membre; en deçà de cet âge, le consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.
• Québec (Loi 25) : pour un mineur de moins de 14 ans, toute collecte de renseignements personnels requiert le consentement de la personne ayant l'autorité parentale, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice du mineur.
• Californie (CCPA/CPRA) : parce que nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels, cette restriction ne se présente pas en pratique; si elle se présentait, nous ne vendrions ni ne partagerions les renseignements personnels de consommateurs que nous savons avoir moins de 16 ans sans autorisation affirmative (du mineur s'il a de 13 à 15 ans, ou d'un parent/tuteur s'il a moins de 13 ans).
• Les PHI des patients relatifs aux mineurs ne sont traités que pour le compte et sous l'autorité du fournisseur de soins de santé, dont le propre avis sur les pratiques de confidentialité (NPP) et la loi applicable sur les dossiers de santé régissent l'accès parental et les règles de confidentialité des adolescents.

13.2 Droits parentaux

• Accès aux renseignements du mineur (sous réserve de la loi de l'État)
• Gestion du consentement pour les patients mineurs
• Restrictions sur les sujets de santé sensibles selon le territoire
• Procédures de transition à l'âge de la majorité

14. TÉMOINS ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

14.1 Témoins et technologies similaires que nous utilisons

Nous utilisons un ensemble minimal de témoins (cookies). Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, et nous ne chargeons pas d'outils d'analyse ou de suivi de marketing tiers sur notre site de marketing. Le tableau ci-dessous énumère les témoins déposés dans le cadre des Services.

| Témoin | Fournisseur | Finalité | Durée | Partie | |---|---|---|---|---| | access_token | Transcribe Health (auth-service) | Strictement nécessaire, détient votre session authentifiée (HttpOnly, Secure). | Session / courte durée | Première partie | | refresh_token | Transcribe Health (auth-service) | Strictement nécessaire, renouvelle votre session sans reconnexion (HttpOnly, Secure). | Jusqu'à la fenêtre de renouvellement de session | Première partie | | browser_id | Transcribe Health (auth-service) | Strictement nécessaire, sécurité du compte (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Une valeur aléatoire qui ne contient aucun renseignement personnel, déposée lorsque vous vous connectez ou que votre session est renouvelée. Elle nous permet de savoir si deux tentatives de renouvellement d'une même connexion proviennent du même navigateur, afin de détecter un jeton de session volé utilisé depuis un autre navigateur et de mettre fin à la session. Elle demeure après la déconnexion pour que cette vérification continue de fonctionner à votre prochaine connexion. Une empreinte de cette valeur est conservée brièvement dans nos registres de sécurité des sessions. | 400 jours | Première partie | | NEXT_LOCALE | Transcribe Health | Fonctionnalité, mémorise votre langue/région (p. ex. en-US, en-CA, fr-CA). | Persistant (jusqu'à modification) | Première partie | | __cf_bm, cf_clearance | Cloudflare | Strictement nécessaire, gestion des robots et sécurité pour notre CDN/WAF. | Jusqu'à ~30 min / selon le réglage de Cloudflare | Tierce partie (infrastructure) |

Le témoin browser_id n'est déposé que pour les personnes qui se connectent aux Services. Les patients qui remplissent des formulaires ou prennent rendez-vous au moyen d'un lien d'un cabinet ne se connectent pas et ne le reçoivent pas, et la page des formulaires pour les patients ne dépose aucun témoin qui lui soit propre.

Les témoins strictement nécessaires ne requièrent pas de consentement. Lorsqu'un témoin non essentiel sera introduit à l'avenir, nous obtiendrons d'abord le consentement lorsque requis (ePrivacy/RGPD, Loi 25 du Québec, CPRA).

14.2 Vos choix

• Plateforme de gestion du consentement aux témoins
• Contrôles fondés sur le navigateur
• Signaux Global Privacy Control (GPC) honorés
• Réponse au signal « Do Not Track » (DNT)
• Retrait de l'analyse via hello@transcribe.health

15. TRANSPARENCE ET ÉTHIQUE DE L'IA

15.1 Principes d'IA

Nous nous engageons à :

• Transparence : Divulgation claire de l'utilisation de l'IA
• Équité : Tests réguliers de biais et atténuation
• Reddition de comptes : Supervision humaine des décisions de l'IA
• Protection de la vie privée dès la conception : Confidentialité prise en compte à chaque étape
• Bienfaisance : IA utilisée pour améliorer les résultats en matière de soins de santé
• Non-malfaisance : Principe de ne pas nuire

15.2 Avertissement relatif à l'aide à la décision clinique

IMPORTANT : Nos renseignements cliniques générés par l'IA sont fournis à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis médical. Les fournisseurs de soins de santé conservent l'entière responsabilité des décisions cliniques. Les sorties de l'IA doivent être examinées et validées par des professionnels de la santé qualifiés avant leur utilisation dans le cadre des soins aux patients.

15.3 Recherche et développement

• Recherche menée sur des données dépersonnalisées uniquement
• Approbation du comité d'éthique de la recherche (IRB) pour la recherche impliquant des PHI
• Publication des résultats agrégés uniquement
• Participation par adhésion (opt-in) à des recherches spécifiques
• Droit de se retirer des utilisations à des fins de recherche

16. NOTIFICATION DES ATTEINTES À LA PROTECTION DES DONNÉES

16.1 Procédures de réponse aux atteintes

En cas d'atteinte :

• Enquête et confinement immédiats
• Évaluation des risques et du préjudice
• Notification dans les délais requis par la HIPAA (60 jours pour la notification individuelle en vertu de 45 C.F.R. §164.404)
• Notification au titre du RGPD dans les 72 heures, le cas échéant, à une autorité de contrôle
• Avis individuel par courriel et par courrier recommandé
• Déclaration réglementaire au HHS, aux procureurs généraux des États
• Surveillance du crédit offerte le cas échéant

Lorsque Transcribe Health agit à titre de sous-traitant, la notification des atteintes à l'entité visée est régie par l'entente de sous-traitance applicable, qui exige un avis dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la découverte. Cette obligation du sous-traitant envers l'entité visée est distincte des échéanciers de notification destinés au régulateur et aux personnes décrits ci-dessus et ne s'y substitue pas.

16.2 Prévention des atteintes

• Surveillance continue de la sécurité
• Évaluation périodique de la sécurité (une évaluation interne en boîte blanche a été réalisée; un test d'intrusion indépendant par un tiers est planifié), planifiée dans le calendrier de conformité
• Formation des employés à la sécurité
• Évaluations des risques liés aux fournisseurs
• Exercices de réponse aux incidents
• Assurance responsabilité cyber (en cours d'acquisition; aucun montant de couverture indiqué tant qu'une police n'est pas souscrite)

17. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET INDEMNISATION

17.1 LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI APPLICABLE, ET À L'EXCEPTION DES DROITS ET RECOURS QUI NE PEUVENT ÊTRE LIMITÉS OU FAIRE L'OBJET D'UNE RENONCIATION EN VERTU DE LA LOI APPLICABLE (Y COMPRIS LES DROITS NON SUSCEPTIBLES DE RENONCIATION AU TITRE DU RGPD/RGPD DU R.-U., DE LA CCPA/CPRA, DE LA LPRPDE, DE LA LOI 25 DU QUÉBEC, DE LA BC PIPA, DE L'ALBERTA PIPA ET DE LA HIPAA), TRANSCRIBE HEALTH, SES DIRIGEANTS, ADMINISTRATEURS, EMPLOYÉS, MANDATAIRES, SOCIÉTÉS AFFILIÉES OU CONCÉDANTS DE LICENCE NE SERONT EN AUCUN CAS RESPONSABLES DE TOUT DOMMAGE INDIRECT, ACCESSOIRE, SPÉCIAL, CONSÉCUTIF, PUNITIF OU EXEMPLAIRE, Y COMPRIS, SANS S'Y LIMITER, LES DOMMAGES POUR PERTE DE PROFITS, DE REVENUS, D'ACHALANDAGE, D'USAGE, DE DONNÉES OU AUTRES PERTES INTANGIBLES, DÉCOULANT DE LA PRÉSENTE POLITIQUE OU DES SERVICES OU S'Y RAPPORTANT, QUELLE QUE SOIT LA THÉORIE DE RESPONSABILITÉ ET QUE TRANSCRIBE HEALTH AIT ÉTÉ OU NON AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.

Plafond global. Dans toute la mesure permise par la loi applicable, notre responsabilité globale totale découlant de la présente Politique ou des Services ou s'y rapportant ne dépassera pas le total des frais payés par votre organisation à Transcribe Health au cours des douze (12) mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.

Renseignements de santé protégés. Ce plafond global ne s'applique pas à la responsabilité relative aux renseignements de santé protégés et ne la régit pas. Le traitement des renseignements de santé protégés, et la responsabilité respective des parties à leur égard, est régi exclusivement par l'entente de sous-traitance applicable (laquelle, conformément à la BAA v2026.06, applique le plafond de responsabilité contractuel général sans superplafond spécifique aux PHI). Rien dans la présente Politique ne limite ni n'exclut une responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu de la loi applicable, ni un droit légal en matière de protection de la vie privée que la loi rend non susceptible de renonciation.

17.2 Indemnisation

Vous acceptez de défendre, d'indemniser et de tenir indemnes Transcribe Health et ses sociétés affiliées contre toute réclamation, tout dommage, toute perte et toute dépense (y compris les honoraires raisonnables d'avocat) découlant de ou se rapportant à :

• Votre violation de la présente Politique
• Votre violation des lois ou règlements applicables
• Votre utilisation des Services d'une manière non autorisée par la présente Politique
• Tout contenu ou toute donnée que vous fournissez au moyen des Services
• Votre violation de tout droit de tiers

17.3 Exclusions propres aux soins de santé

Nous déclinons expressément toute responsabilité à l'égard de :

• Décisions cliniques prises à l'aide de nos Services
• Réclamations en responsabilité pour faute médicale ou professionnelle
• Exactitude des renseignements cliniques générés par l'IA
• Échecs d'intégration avec des systèmes tiers
• Conformité à vos obligations réglementaires spécifiques

18. EXONÉRATIONS ET GARANTIES

18.1 Exonération relative aux Services

LES SERVICES SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LEUR DISPONIBILITÉ » SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE, EXPRESSE OU IMPLICITE. NOUS DÉCLINONS EXPRESSÉMENT TOUTE GARANTIE, Y COMPRIS DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, DE TITRE ET DE NON-CONTREFAÇON.

18.2 Exonération médicale

NOUS NE FOURNISSONS PAS D'AVIS MÉDICAL. LES SERVICES SONT DES OUTILS DESTINÉS À ASSISTER LES FOURNISSEURS DE SOINS DE SANTÉ ET NE REMPLACENT PAS LE JUGEMENT MÉDICAL PROFESSIONNEL. NOUS NE SOMMES PAS RESPONSABLES DE TOUTE DÉCISION, TOUT DIAGNOSTIC OU TOUT TRAITEMENT MÉDICAL FONDÉ SUR L'UTILISATION DE NOS SERVICES.

18.3 Exonération relative à l'exactitude

BIEN QUE NOUS VISIONS UNE HAUTE EXACTITUDE, NOUS NE GARANTISSONS PAS UNE EXACTITUDE DE 100 % DANS LA TRANSCRIPTION OU LE CONTENU GÉNÉRÉ PAR L'IA. TOUTE SORTIE DOIT ÊTRE EXAMINÉE ET VALIDÉE PAR DES PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ QUALIFIÉS.

19. AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ ET ACTIVITÉS DE SOINS DE SANTÉ

19.1 Programmes d'amélioration de la qualité

Nous pouvons utiliser des données dépersonnalisées pour :

• Améliorer l'exactitude de la transcription
• Rehausser la qualité de la documentation clinique
• Développer des modèles propres à une spécialité
• Établir des comparaisons et des mesures de performance
• La gestion de la santé des populations
• L'analyse des coûts des soins de santé

19.2 Soutien aux activités de soins de santé

Nos Services soutiennent vos activités de soins de santé, notamment :

• L'évaluation et l'amélioration de la qualité
• Les activités de sécurité des patients
• L'élaboration de protocoles
• La gestion de cas et la coordination des soins
• Les activités de gestion de cabinet
• L'accréditation et l'octroi de permis

20. RÉSOLUTION DES DIFFÉRENDS ET DROIT APPLICABLE

20.1 Résolution des différends

Sauf lorsque la loi applicable l'interdit, et à l'exclusion de toute réclamation ou de tout droit que la loi applicable rend non susceptible de renonciation ou d'arbitrage (y compris les réclamations légales en matière de protection de la vie privée et tout droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle ou de protection des données), les différends découlant de la présente Politique ou des Services ou s'y rapportant peuvent être résolus par arbitrage exécutoire administré par l'Institut d'arbitrage et de médiation du Canada (pour les résidents canadiens) ou l'American Arbitration Association (pour les résidents des États-Unis), ayant son siège en Ontario, au Canada.

Rien dans la présente section ne vous empêche de déposer une plainte auprès d'un régulateur de la protection des données ou de la vie privée (y compris le CPVP, la Commission d'accès à l'information du Québec, le BC ou l'Alberta OIPC, la CNIL ou une autre autorité de contrôle de l'UE, l'ICO du R.-U., la California Privacy Protection Agency ou le procureur général, ou le HHS/OCR), ni d'exercer tout droit légal non susceptible de renonciation, indépendamment de la présente disposition d'arbitrage.

20.2 Renonciation aux recours collectifs

Dans la mesure permise par la loi applicable, vous acceptez de présenter des réclamations contre nous uniquement à titre individuel. Cette renonciation ne s'applique pas à toute réclamation ou action représentative que la loi applicable rend non susceptible de renonciation (y compris les actions représentatives prévues par certaines lois sur la protection des consommateurs).

20.3 Droit applicable

La présente Politique est régie par les lois de la province de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard à ses principes de conflit de lois. Pour les utilisateurs internationaux, les lois impératives locales de protection des consommateurs peuvent s'appliquer.

20.4 Ressort

Le ressort exclusif pour tout différend non assujetti à l'arbitrage sera les tribunaux situés en Ontario, au Canada.

20.5 Délai de prescription

Vous devez présenter toute réclamation dans un délai d'un (1) an après la naissance de la cause d'action, faute de quoi cette réclamation est à jamais prescrite.

21. CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

21.1 Conformité aux États-Unis

• Règles de confidentialité, de sécurité et de notification des atteintes de la HIPAA
• Exigences de la loi HITECH
• 42 CFR Partie 2 (dossiers de toxicomanie)
• Lois des États sur les dossiers médicaux
• CCPA/CPRA (Californie)
• Lois sur la confidentialité des données biométriques (Illinois BIPA, Texas, Washington)
• Lois des États sur la notification des atteintes

21.2 Conformité au Canada

• LPRPDE (PIPEDA) (fédérale)
• Ontario : Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA)
• Québec : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25)
• Alberta : Health Information Act (HIA)
• Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act (PIPA BC)
• Saskatchewan : Health Information Protection Act (HIPA)
• Manitoba, Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador : Lois sur les renseignements médicaux personnels (PHIA)
• Nouvelle-Écosse, Î.-P.-É., territoires : LPRPDE (PIPEDA) en tant que législation fédérale applicable

21.3 Conformité internationale

• RGPD (Union européenne) – applicable lors de la prestation de services à des utilisateurs établis dans l'UE
• Loi sur la protection des données du R.-U. – applicable lors de la prestation de services à des utilisateurs établis au R.-U.
• Autres lois nationales applicables selon les exigences du territoire

21.4 Normes de l'industrie

• Spécifications HL7 FHIR
• Exigences de certification ONC
• Cadre de cybersécurité du NIST
• Normes ISO 27001/27799
• Lignes directrices de la Cloud Security Alliance

22. GOUVERNANCE DU PROGRAMME DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

22.1 Protection de la vie privée dès la conception

Nous mettons en œuvre les principes de protection de la vie privée dès la conception :

• Proactif et non réactif
• Confidentialité comme paramètre par défaut
• Pleine fonctionnalité avec confidentialité
• Sécurité de bout en bout
• Visibilité et transparence
• Respect de la vie privée des utilisateurs
• Confidentialité intégrée à la conception

22.2 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nous menons des évaluations pour :

• Les nouvelles fonctionnalités et nouveaux services
• Les déploiements de modèles d'IA
• Les intégrations tierces
• Les transferts internationaux de données
• Les activités de traitement à risque élevé

22.3 Production de rapports de transparence

Nous publions des rapports de transparence annuels comprenant :

• Les demandes de données gouvernementales
• Les demandes des forces de l'ordre
• Les statistiques sur les atteintes (anonymisées)
• Les demandes relatives aux droits en matière de protection de la vie privée
• Les résultats des audits tiers

23. COORDONNÉES

Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25 du Québec, art. 3.1)

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Transcribe Health est Fatih AKTAS, fondateur et responsable de la sécurité, joignable à privacy@transcribe.health.

Responsable de la sécurité

Pour les demandes liées à la protection de la vie privée, les demandes d'exercice des droits des personnes concernées ou les préoccupations relatives à nos pratiques de confidentialité :

Responsable de la sécurité Transcribe Health Corporation Courriel : privacy@transcribe.health (à privilégier pour les droits des personnes concernées, les demandes de DPIA / PIA et les demandes relatives aux sous-traitants) Courriel : hello@transcribe.health (contact général) Délai de réponse : Dans les 48 heures ouvrables

Contacts supplémentaires

Pour des coordonnées complètes, y compris les incidents de sécurité, les demandes juridiques, les questions de conformité et le soutien aux audits, veuillez consulter notre page Conformité.

Autorités réglementaires

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3 Sans frais : 1-800-282-1376 Site Web : www.priv.gc.ca

U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 Sans frais : 1-877-696-6775 Site Web : www.hhs.gov/ocr

Autorités européennes de protection des données Pour les résidents de l'UE/EEE : Communiquez avec votre autorité de contrôle locale Répertoire : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Information Commissioner's Office (ICO) — Royaume-Uni Pour les résidents du R.-U. : Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, United Kingdom Ligne d'assistance : +44 (0)303 123 1113 Site Web : ico.org.uk

24. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

24.1 Droit de modification

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Pour tout changement important, le changement ne prend effet qu'après la période de préavis décrite à l'article 24.2. Les changements non importants (tels que des corrections typographiques ou des clarifications qui ne réduisent pas vos droits ni ne modifient la façon dont nous traitons vos renseignements) peuvent prendre effet dès leur publication, la date de « dernière mise à jour » étant révisée en conséquence.

24.2 Avis de changements importants

Pour les changements importants, nous procéderons comme suit :

• Avis par courriel aux utilisateurs inscrits
• Notifications dans l'application
• Avis sous forme de bannière sur le site Web
• Préavis de 30 jours pour les changements importants défavorables

24.3 Utilisation continue

Pour les changements importants, votre utilisation continue des Services après la période de préavis de 30 jours (et toute réacceptation requise) constitue une acceptation de la Politique modifiée. Si vous êtes en désaccord avec un changement important, vous devez cesser l'utilisation avant qu'il ne prenne effet.

24.4 Historique des versions

Les versions antérieures sont disponibles sur demande écrite à hello@transcribe.health. Nous maintenons un historique complet des versions à des fins de conformité.

25. DIVISIBILITÉ ET RENONCIATION

25.1 Divisibilité

Si une disposition de la présente Politique est jugée inapplicable ou invalide, cette disposition sera limitée ou éliminée dans la mesure minimale nécessaire, et les dispositions restantes demeureront pleinement en vigueur.

25.2 Renonciation

Aucune renonciation à un terme de la présente Politique ne sera réputée constituer une renonciation ultérieure ou continue à ce terme ou à tout autre terme, et notre défaut de faire valoir un droit ou une disposition ne constituera pas une renonciation à ce droit ou à cette disposition.

26. FORCE MAJEURE

Nous ne serons pas responsables de tout manquement ou retard dans l'exécution en vertu de la présente Politique qui résulte de toute cause indépendante de notre volonté raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les cas de force majeure, les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, les émeutes, les embargos, les actes des autorités civiles ou militaires, l'incendie, les inondations, les accidents, les pandémies, les grèves ou les pénuries d'installations de transport, de carburant, d'énergie, de main-d'œuvre ou de matériaux.

27. CESSION

Vous ne pouvez céder ni transférer de droits ou d'obligations en vertu de la présente Politique sans notre consentement écrit préalable. Nous pouvons céder nos droits et obligations sans restriction.

28. INTÉGRALITÉ DE L'ENTENTE

La présente Politique, conjointement avec nos conditions d'utilisation et toute BAA applicable, constitue l'intégralité de l'entente entre vous et Transcribe Health concernant la protection de la vie privée et la protection des données, et remplace l'ensemble des ententes, accords, déclarations et garanties antérieurs et contemporains.

29. SURVIE

Les sections relatives à la limitation de responsabilité, à l'indemnisation, aux exonérations, à la résolution des différends, ainsi que toute autre disposition qui, de par sa nature, devrait survivre, survivront à toute résiliation ou expiration de la présente Politique.

30. RECONNAISSANCE ET ACCEPTATION

EN UTILISANT LES SERVICES, VOUS RECONNAISSEZ AVOIR LU LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ, L'AVOIR COMPRISE ET ACCEPTER D'ÊTRE LIÉ PAR L'ENSEMBLE DE SES MODALITÉS ET CONDITIONS. SI VOUS ACCEPTEZ AU NOM D'UNE ORGANISATION, VOUS DÉCLAREZ ET GARANTISSEZ AVOIR LE POUVOIR DE LIER CETTE ORGANISATION.

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DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 1er décembre 2024 DERNIÈRE MISE À JOUR : 1er décembre 2026 VERSION : v2026.10.3 DOCUMENT ID : POL-PRIV-2024-001